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Aktuelles:

Dienstplanung in der Altenpflege

29. Mai 2019

Der Dienstplan in einem Altenheim stellt ein komplexes Instrument dar, bei dem viele Faktoren berücksichtigt werden müssen und ist ein unverzichtbares Planungs- und Führungsinstrument. Ein verlässlicher Dienstplan ist wesentlicher Bestandteil für die Mitarbeiterzufriedenheit und gleichzeitig das zentrale Instrument für die wirtschaftliche Personalsteuerung. Die wesentliche Herausforderung besteht darin, die Personalressourcen realistisch zu verplanen und einen schlüsselgerechten Dienstplan zu erstellen, welcher die wirtschaftlichen Interessen der Einrichtung mit den Erfordernissen der Pflegeeinrichtung, den Bedürfnissen der Bewohner und den Interessen der Mitarbeiter dauerhaft vereint.

Im Hinblick auf die optimale Dienstplangestaltung im Bereich der Altenhilfe sind folgende Faktoren zu berücksichtigen:

  • MDK und Heimaufsicht: Personalschlüssel, Fachkraftquote
  • Geschäftsführung und Controlling: Vertragliche Arbeitszeit, Vermeidung von Überstunden
  • Bewohner und Angehörige: Sicherstellung der Pflege und Betreuung
  • Mitarbeiter: Planbare Freizeit, Gerechtigkeit

Die Dienstplangestaltung lässt sich grundsätzlich in drei Planungsschritte gliedern, hierbei ist in jedem Schritt die Einbindung der Mitarbeiter, Führungskräfte und Mitarbeitervertretung ein wesentlicher Erfolgsfaktor:

Dienstplangestaltung in der Altenpflege

Analyse des Tagesablaufs

Obwohl die Ausarbeitung eines Personaleinsatzkonzeptes grundsätzlich diesem Ablauf folgt, sollte jedes Konzept individuell auf die Einrichtung zugeschnitten werden. Aus diesem Grund starten wir in unseren Beratungsprojekten zunächst mit der Aufnahme des IST-Zustands, um vorhandene Prozesse, Absprachen und Regelungen rund um die Dienstplanung aufzunehmen und zu hinterfragen. Häufig treffen wir in unseren Projekten auf alte Vorgaben, die den aktuellen Gegebenheiten der Einrichtung nicht mehr gerecht werden – getreu dem Motto „das haben wir schon immer so gemacht“.

Aufstellung des Rahmendienstplanes und Budgetierung

Abgestimmt auf die einrichtungsindividuellen Anforderungen erfolgt die Budgetierung mit Erstellung eines allgemeingültigen Rahmendienstplans bzw. eines Grunddienstplans. Anhand der Pflegegrade der Bewohner gibt der Personalschlüssel die refinanzierte Personalausstattung der Einrichtung vor, anhand dessen die ordnungsgemäße Versorgung der Bewohner sicherzustellen ist. Hierbei ist zu beachten, dass das Grundprinzip der nettobasierten Personaleinsatzplanung angewandt wird, denn Brutto- ist nicht gleich Nettoarbeitszeit. Oftmals wird in den Dienstplänen die gesamte verfügbare Arbeitszeit verplant (brutto) ohne genügend Puffer für planbare Fehlzeiten und Abwesenheiten. Der nettobasierte Rahmendienstplan/Grunddienstplan bildet somit eine langfristig bestehende Vorlage und orientiert sich an einem „normalen“ Arbeitstag, welcher die allgemeinen Kriterien des Personaleinsatzes abbildet und sich anschließend in eine konkrete Personaleinsatzplanung für einen bestimmten Zeitraum (z.B. 4 Wochen) überführen lässt.

Erarbeitung eines konkreten Soll-Dienstplanes & verlässliche Dienstplanung

Die Soll-Dienstplanung stellt eine Verknüpfung von Rahmendienstplan und Personalbestand dar. Für eine verlässliche Dienstplanung gilt es prinzipiell die folgenden drei Hauptkriterien zu befolgen, die an die individuellen Regelungen und Steuerungsinstrumente der Einrichtung angepasst oder auch neu etabliert werden müssen:

  • Ausreichende Personalmenge: Darunter fällt die Besetzung aller verfügbaren Stellen, die Schaffung ausreichender Planungseinheiten (Anzahl Mitarbeiter) und bedarfsgerechter Schichtmodelle sowie die bereits genannte Personalsteuerung nach „Netto-Prinzip“, das sich an den zu verplanenden Anwesenheiten orientiert (die Abwesenheiten werden auf Basis von Jahresdurchschnittswerten vorab abgezogen). In den Arbeitsverträgen sollte zudem darauf geachtet werden, dass etwaige Regelungen nicht dazu führen, dass der Mitarbeiter nur unflexibel eingesetzt werden kann, wie z.B. eine feste Tage-Woche und starre Arbeitszeiten oder auch eng definierte Arbeitspflichten nach Tätigkeit und Arbeitsort.
  • Langfristige Abwesenheitsplanung: Das betrifft die Vorausplanung aller frühzeitig bekannten Abwesenheiten, wie z.B. die langfristige Urlaubsplanung und -vertretung sowie Berücksichtigung freier Tage am Wochenende und an Feiertagen, Abbau von Überstunden, Planung der Fortbildungen, etc.
  • Kurzfristiges Ausfallmanagement: Kurzfristige Personalausfälle sind der häufigste Grund für Dienstplanänderungen, welche Unzufriedenheit in der Mitarbeiterschaft generiert. Um dem entgegenzuwirken existieren eine Reihe von Möglichkeiten für den Ersatz nicht planbarer Ausfallzeiten, die zwingend geprüft werden sollten, bevor Mitarbeiter kurzfristig aus ihrer Freizeit angefragt werden:

Nr.

Lösung

Grundlage

1.

Dienst wird nicht besetzt

Definition der Mindestbesetzung

2.

Mehrarbeit/Überstunden aus eigenem Wohnbereich

Definition Dienste mit Plusstunden

Dienst-/Mobilzeitvereinbarung

3.

Mehrarbeit/Überstunden aus anderem Wohnbereich

Vertretungsregelungen

Definition Dienste mit Plusstunden

4.

Einspringen

Ankündigungsfrist 24 Stunden

5.

Schatten-/Stand-By-Dienst

Dienstvereinbarung oder allg. Akzeptanz

Vergütung

6.

Rufbereitschaft

Vergütung gem. AVR

7.

Interner Springerpool (feste o. flexible Zeit)

Arbeitsvertrag + „Zulage“

8.

Externer Springerpool

„Tages“- Arbeitsvertrag

9.

Personalüberlassung

Dienstleistungsvertrag

ultima ratio

Einspringen Notstand

Rechtlich verbindlich

 

Bei der Erarbeitung konkreter Konzepte kommt es oftmals zur Schließung neuer Betriebs- und Dienstvereinbarungen, wie z.B. Festlegung der Tage-Woche und Arbeitszeitkonten. Die arbeitsorganisatorischen Änderungen liegen dagegen häufig im Bereich des Ausfallmanagements und den Umgang mit verschiebbaren Tätigkeiten bei kurzfristigen Personalausfällen sowie der Dienstplanverantwortung, welche immer bei der Führung verankert sein sollte.

Bei der Umsetzung der Dienstplangestaltung wird somit das vorhandene Personal sowohl gemäß den vertraglichen Rahmenbedingungen (Arbeitsverträge, Dienstvereinbarungen, etc.) als auch innerhalb der Vorgaben des Rahmendienstplans/Grunddienstplans eingesetzt.

Zusammenfassung: Dienstplangestaltung als ganzheitlicher Ansatz

Dienstplangestaltung als ganzheitlicher Ansatz

Nur mithilfe einer ganzheitlichen Betrachtung der Dienstplangestaltung lassen sich auf lange Sicht gesehen die Personalkosten senken. Wichtig ist, dass nicht nur die wirtschaftliche Seite betrachtet wird, sondern stets eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung angestrebt wird. So steht außer Frage, dass qualifiziertes und motiviertes Personal die wichtigste Ressource im Bereich der Altenpflege darstellt und nur die gelungene Balance von Arbeit und Freizeit Ihre Mitarbeiter zufrieden sowie leistungsfähig arbeiten lässt.

Die BDO unterstützt Sie gerne mit Fachwissen und vielen Erfahrungswerten hinsichtlich der verlässlichen Dienstplanung. In unseren Projekten erarbeiten wir gemeinsam eine effiziente Personaleinsatzteuerung und decken ungenutzte Potentiale Ihrer Einrichtung auf. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Seite.

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