Zu Beginn sollte eine Bestandsaufnahme des zu übertragenden Vermögens erfolgen.
Im ersten Schritt ist zu prüfen, welche Art von Vermögen vom Übergeber übertragen werden und wie sich dessen Wert auf die Erwerber verteilen soll.
Hieran schließt sich im zweiten Schritt eine Bestandsaufnahme des bereits vorhandenen Vermögens der Personen auf Erwerberseite an. In diesem Zusammenhang ist zu klären, ob in der Vergangenheit bereits Wirtschaftsgüter an die betroffenen Personen übertragen wurden – hier können sowohl die Art des bereits übertragenen Vermögens als auch der Zeitpunkt der vorweggenommenen Übertragung relevant sein.
Weiterhin kommt der Koordination von familiären Angelegenheiten (bsp. durch ein Family Office) eine zentrale Rolle zu. Es sollte darauf geachtet werden, dass Gesellschaftsverträge und testamentarische Verfügungen aufeinander abgestimmt sind.
Durch geeignete Klauseln in den Gesellschaftsverträgen können vorab eine konkrete Person als Unternehmensnachfolger benannt oder allgemeine, objektive Kriterien festgelegt werden, nach denen dritte Personen wie ein Testamentsvollstrecker oder Nachlassverwalter den Unternehmensnachfolger bestimmen können. Geregelt werden kann beispielsweise in einer sog. „Güterstandsklausel“ die Pflicht der Beschenkten oder potentieller Erben, vor oder nach dem Erwerb von Gesellschaftsanteilen bei Verheiratung einen Ehevertrag abzuschließen. Ziel einer solchen Regelung ist der vermögensrechtliche Schutz des Wirtschaftsguts „Gesellschaftsanteil“ im Fall der Scheidung eines Gesellschafters; der Übergang von Anteilen an familienfremde Personen wie Ex-Ehegatten soll dauerhaft vermieden werden. Die Nachfolge kann allerdings auch durch Auflagen und Vermächtnisse abgesichert werden, indem der Erblasser im Rahmen seines Testaments einer von ihm benannten Person – unabhängig davon, ob diese Person Erbe ist - einen bestimmten Vermögensvorteil durch Vermächtnis zuwendet. Vor dem Hintergrund der zahlreichen Möglichkeiten, wie die Vermögensübertragung geregelt und abgesichert werden kann, kommt einem angemessenen Vermögensmanagement daher eine bedeutende Funktion zu.
Ein adäquates Vermögensmanagement ist vor allem deshalb bedeutsam, weil im Rahmen der Erbschaft- bzw. Schenkungsteuer für die Übertragung von unternehmerisch gebundenem Betriebsvermögen die Verschonungsregelungen der §§ 13a bis c ErbStG vorgesehen sind, in deren Anwendungsbereich sogar eine vollständige Steuerbefreiung des Erwerbs möglich ist. Dies gilt bei Beteiligungen des Schenkers oder Erblassers an Kapitalgesellschaften von mehr als 25% oder generell für die Übertragung von Anteilen an Personengesellschaften, sofern diese gewerblich tätig oder zumindest durch ausschließliche Einbeziehung einer Kapitalgesellschaft als Geschäftsführerin gewerblich geprägt sind.
Der Verschonungsabschlag ist allerdings von unterschiedlichen weiteren Voraussetzungen abhängig. So darf unter anderem der Anteil des nicht-produktiven Verwaltungsvermögens am Gesamtunternehmenswert (auf Basis von Verkehrswerten) die Quote von 90% nicht überschreiten. Zum Verwaltungsvermögen zählen z.B. Grundstücke, die Dritten zur Nutzung überlassen werden, Anteile an Kapitalgesellschaften mit einer Beteiligungshöhe von maximal 25%, Wertpapiere und grundsätzlich Finanzmittel wie Sichteinlagen und Barvermögen. Gehören (junge) Gegenstände des Verwaltungsvermögens weniger als 2 Jahre zum Betriebsvermögen, sind deren Werte nie einer Begünstigung zugänglich; bei Finanzmitteln nimmt die Finanzverwaltung restriktiv junges Verwaltungsvermögen auch bei rein konzerninternen Umschichtungen im Rahmen eines Cashpools an.
Neben einer möglichst niedrigen Quote des schädlichen Verwaltungsvermögens sind über einen Zeitraum von 5 bzw. 7 Jahren auch weitere Bedingungen zu erfüllen; so darf der erworbene Anteil am Unternehmen nicht durch den Erwerber veräußert werden, sofern dieser die Begünstigung von 85% oder 100% vollständig erhalten will.
Um hier optimal aufgestellt zu sein, ist eine frühzeitige Strukturierung des Vermögens erforderlich und sinnvoll, damit entsprechende betragsmäßige Quoten eingehalten werden können. Stellschrauben, mit Hilfe derer das Vermögen strukturiert werden kann, sind der Unternehmenswert sowie die Umschichtung von Liquidität und Verwaltungsvermögen in begünstigtes Betriebsvermögen.