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Haftung des Arbeitnehmers für mangelhaftes Fahrtenbuch

09. Juli 2019

Arbeitnehmer, denen ein Firmenwagen auch für private Fahrten zur Verfügung steht, müssen den damit verbundenen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn versteuern. Dieser kann monatlich pauschal mit 1 % des Bruttolistenpreises des Fahrzeugs bewertet werden. Alternativ kann der Arbeitnehmer auch ein Fahrtenbuch führen und die auf die Privatnutzung tatsächlich entfallenden anteiligen Vorteile ansetzen. Die Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch sind aber hoch und machen eine sehr sorgfältige Führung notwendig.

Dass das Führen eines Fahrtenbuchs auch arbeitsrechtliches Streitpotenzial bietet, zeigt das vom Bundesarbeitsgericht (BAG) mit Urteil vom 17.10.2018 (Az. 5 AZR 538/17) entschiedene Verfahren.

Dort waren die mit der privaten Fahrzeugnutzung verbundenen geldwerten Vorteile eines zwischenzeitlich ausgeschieden Mitarbeiters zunächst nicht der Besteuerung unterworfen worden. Da kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorgelegt wurde, hatte der Arbeitgeber die geldwerten Vorteile nachträglich nach der 1 %-Regelung versteuert. Die ans Finanzamt nachentrichteten Steuern hatte er gegen die letzte Gehaltsabrechnung und die festgelegte Abfindung verrechnet. Hiergegen wandte sich im Ergebnis der ehemalige Mitarbeiter. Das BAG sah die Verrechnung allerdings als zutreffend an.

Überlässt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern einen Firmenwagen (auch) zur Privatnutzung, führt dies zu einem als steuerpflichtigen Arbeitslohn zu erfassenden Nutzungsvorteil. Dies regelt aber nicht, wer im Innenverhältnis die Steuerlast tragen soll. Der Arbeitsgeber leistet vom Arbeitslohn einbehaltene Steuern immer für Rechnung des Arbeitnehmers, des Steuerschuldners. Anderes gilt lediglich in eindeutigen Ausnahmefällen, z. B. einer Nettolohnvereinbarung. Auch wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer die private Fahrzeugnutzung zunächst nicht als steuerpflichtig behandelten, verpflichtet dies den Arbeitgeber nicht, bei abweichender Beurteilung der Rechtslage die anfallenden Steuern zu übernehmen.

Wählt der Mitarbeiter zur Ermittlung des steuerpflichtigen Vorteils anstelle der 1 %-Regelung die Fahrtenbuchmethode, hat er selbst dafür zu sorgen, dass das Fahrtenbuch den gesetzlichen Anforderungen entsprechend geführt wird. Über diese muss er sich in Zweifelsfällen selbst kundig machen. Den Arbeitgeber trifft keine Verpflichtung, Mitarbeiter auf etwaige Unzulänglichkeiten oder Fehler eines Fahrtenbuchs hinzuweisen.

Hatte der Arbeitgeber zunächst vom steuerpflichtigen Arbeitslohn keine oder zu wenig Steuern einbehalten und an das Finanzamt abgeführt, hat der Mitarbeiter die nachentrichteten Steuern an ihn zu erstatten. Dabei ist es unerheblich, ob der Arbeitgeber die Steuern freiwillig oder aufgrund eines Haftungsbescheids des Finanzamts nachzahlt.


Hinweis:

Wählt ein Arbeitnehmer zur Ermittlung eines steuerpflichtigen Vorteils bei der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs zur privaten Nutzung abweichend von der sog. 1 %-Regel die sog. Fahrtenbuchmethode, so ist er im Wesentlichen selbst dafür verantwortlich, dass das Fahrtenbuch ordnungsgemäß geführt wird. Ist dies nicht der Fall, ist es für den Arbeitgeber zulässig und wohl auch geboten, in der Lohnversteuerung die Werte nach der sog. 1 %-Regel anzusetzen.

Die hohen Anforderungen an Fahrtenbücher gelten bei elektronischen Fahrtenbüchern grundsätzlich entsprechend. Das FG Niedersachsen (Urteil vom 23.01.2019, Az. 3 K 107/18) hat dazu klargestellt, dass die unmittelbare elektronische Erfassung der Fahrtwege eines betrieblichen Fahrzeugs durch ein technisches System zur Führung eines Fahrtenbuches für sich nicht ausreicht. Neben dem Bewegungsprofil müssen die Fahrtanlässe ebenfalls zeitnah erfasst werden. Deshalb kann eine technische Lösung, die auch nach Jahren noch Änderungen zulässt, nicht als elektronisches Fahrtenbuch anerkannt werden.