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Aktuelles:

Neufassung der GoBD jetzt wieder veröffentlicht

05. Dezember 2019

Die im Juli 2019 zunächst veröffentlichten, im August 2019 aber wieder von der Homepage des Bundesfinanzministerium entfernten überarbeiteten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) wurden nunmehr mit Schreiben vom 28.11.2019 endgültig bekannt gegeben. Diese ersetzen nunmehr die GoBD vom 14.11.2014 und gelten ab dem 1.1.2020.

Wie bereits der im Herbst 2018 veröffentlichte Entwurf der Neufassung zeigte, erfolgte auch nun keine große umfassende Änderung der GoBD. Vielmehr betreffen die Änderungen vor allem solche Bereiche, die zur Zeit der ursprünglichen GoBD noch nicht die heutige Bedeutung hatten – also aufgrund der technischen Entwicklung und im Zusammenhang mit der fortschreitenden Digitalisierung, die auch ganz stark Buchhaltung und Rechnungslegung betrifft, aktuell wurden. Deshalb sind auch in Zukunft weitere Änderungen und Anpassungen der GoBD zu erwarten.

Unverändert enthalten die GoBD jedoch die Ausführungen zur Notwendigkeit einer entsprechenden Verfahrensdokumentation, aus der sich die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen wie auch der damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems ergibt. Um nicht in der nächsten Außenprüfung Probleme zu bekommen, sollte hierauf rechtzeitig entsprechende Aufmerksamkeit gelegt werden.

Die ergänzten GoBD schaffen weitere Klarheit über die Anforderungen, die Steuerpflichtige zu erfüllen haben, wenn sie - wie heute weitestgehend üblich - ihre Buchführung in elektronischer Form vornehmen.

Im Wesentliche betreffen die Neuerungen der nun veröffentlichten GoBD folgende Bereiche:

  • Die Einzelaufzeichnungspflicht von Geschäftsvorfällen ist nun die Regel, bei nur engen Ausnahmen.
  • Das tägliche Aufzeichnen von Kassenein- und -ausgaben ist nun Pflicht, bei einer nur periodenweisen Verbuchung wurden die Voraussetzungen enger gefasst.
  • Für eine gemeinsame Erfassung von baren und unbaren Tagesgeschäften im Kassenbuch sind die Voraussetzungen nunmehr ausdrücklich festgelegt.
  • Ebenfalls ist nun explizit enthalten, dass Korrektur- oder Stornobuchungen auf die ursprüngliche Buchung rückbeziehbar sein müssen – in einer ordentlichen Buchführung jedoch eine Selbstverständlichkeit.
  • Eine digitale Belegsicherung kann nun neben der Vergabe eines Barcodes auch durch die bildliche Erfassung der Papierbelege erfolgen, also dem Abfotografieren mittels eines Smartphones.
  • Die Erläuterungen zur erfassungsgerechten Aufbereitung der Rechnungen und Buchungsbelege, die auf elektronischem Wege eingehen, wurden umfassend überarbeitet. So ist eine Aufbewahrung im tatsächlich weiterverarbeiteten Format ausreichend, wenn die maschinelle Auswertbarkeit sichergestellt ist; anderenfalls sind beide Formate (bildliche Urschrift + Datensatz) aufzubewahren. Dies gilt entsprechend auch beim Einsatz eines Fakturierungsprogramms, wenn jederzeit ein Rechnungsdoppel erstellt werden kann. Die weiteren dazu aufgestellten Voraussetzungen sind zu beachten.
  • Im Rahmen der bildlichen Erfassung sowie elektronischen Aufbewahrung von Papierdokumenten wurden die Ausführungen an aktuelle Entwicklungen angepasst. So ist neben Scannen ist auch Abfotografieren von Belegen mittels Smartphone möglich, sofern die übrigen GoBD-Anforderungen erfüllt werden.
    Auch eine Erfassung im Ausland ist unschädlich, wenn Belege dort entstanden sind und erfasst werden.
    Bei Umwandlung der Dokumente in unternehmenseigenes Format sind – bei engen Ausnahmen - beide Versionen zu archivieren.
  • Im Rahmen der Definition von Datenverarbeitungssystemen werden Cloud-Systeme als zulässig beschrieben. Sie unterliegen aber den übrigen GoBD-Anforderungen, insbesondere darf der Zugriff auf Daten nicht eingeschränkt sein.
  • Im Hinblick auf einen Datenzugriff der Finanzverwaltung nach einem Systemwechsel es ist ausreichend, wenn nach Ablauf des 5. Kalenderjahres nach dem Systemwechsel die Daten nur noch im sog. Z3-Zugriff (Datenträgerüberlassung) zur Verfügung gestellt werden.

Hinweis:

Gerade bei Klein- und Mittelbetrieben bevorzugt die Finanzverwaltung bei Prüfungen ohnehin oftmals die Datenträgerüberlassung. Dabei müssen neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle zur Auswertung der Daten notwendigen Strukturinformationen in maschinell auswertbarer Form bereitgestellt werden. Um den Unternehmen insofern Hilfe zu bieten, hat die Finanzverwaltung neben den eigentlichen GoBD auch ergänzende Hinweise zur Datenträgerüberlassung zur Verfügung gestellt.