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BDO digitalisiert Drittbestätigungen in der Abschlussprüfung

24. November 2020

Christopher Meyer , Partner, Grundsatzabteilung Wirtschaftsprüfung
Zentralabteilung Prüfung, Senior Manager
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BDO digitalisiert Drittbestätigungen in der Abschlussprüfung

Die sog. Bestätigungen Dritter zählen zu den Prozessen innerhalb der Durchführung einer Abschlussprüfung, die sowohl für den Wirtschaftsprüfer als auch für den Kunden mit einem hohen manuellen Arbeits- und Abstimmungsaufwand verbunden sind. Gerade diese Bestätigung durch Dritte, beispielsweise durch Kreditoren und Debitoren, gibt jedoch eine hohe Prüfungssicherheit und ist dadurch wesentlich. Durch die Entwicklung des Systems eCON - „electronic or external Confirmations" – ist es BDO gelungen, diesen Prüfungsschritt durch ein workflowgestütztes Portal zu digitalisieren und dadurch den organisatorischen Aufwand für unsere Kunden zu reduzieren

Die wichtigsten Fragen rund um eCon haben wir hier zusammengefasst:

Was gab den Anstoß für das Projekt?

Bei BDO arbeiten wir laufend daran, die Digitalisierung in der Wirtschaftsprüfung voranzutreiben. Die Erhöhung der Prüfungssicherheit ist dabei oberstes und gemeinsames Ziel. Daneben spielen aber zahlreiche andere Aspekte eine Rolle, etwa die Reduktion des Aufwands und damit auch der Belastung in der stressigen Erstellungszeit des Aufwands für unsere Kunden oder eine Kontroll- und Transparenzsteigerung der einzelnen Prüfungsschritte. Die Einholung der Dritt- oder Saldenbestätigungen stand in diesem Kontext ganz besonders im Fokus unserer Digitalisierungsexperten in der Abschlussprüfung, da dieser Bereich unsere Kunden zusätzlich in Anspruch nimmt und durch unsere Digitalisierung beschleunigt werden kann.

Wie funktioniert eCon und was bringt der Prozess für unsere Mandanten?

Statt umständlich und zeitintensiv müssen unsere Kunden nicht mehr jede von uns ausgewählte Drittbestätigung erstellen, ausdrucken und unterzeichnen. Wir benötigen stattdessen nur noch eine einmalige sog. Autorisierung, die von den gesetzlichen Vertretern unterzeichnet wird. Diese fügen wir später automatisch den Bestätigungsanfragen, die sich bezüglich der Formulierung im Übrigen nicht von unseren bisherigen Standardschreiben unterscheiden, bei.

Bei der Nutzung von eCon werden die bereitgestellten Adressstammdaten für die Versendung der Bestätigungen durch BDO normiert und einheitlich aufbereitet. Nach Freigabe durch das Prüfungsteam werden die Bestätigungsanfragen über das System automatisch versendet. Neben dem E-Mail-Versand kann dabei auch ein vollautomatisierter Briefversand über die Deutsche Post AG, gewählt werden.

Für unsere Kunden, bei denen bereits unser Data Analytics System BDO Advantage im Einsatz ist, erfolgt dabei zusätzlich eine Übernahme und Aufbereitung von Adressen aus den sog. GoBD-Daten und mithin eine weitere erhebliche Arbeitserleichterung für unsere Kunden.

Welcher Aufwand entsteht für die Adressaten?

Die Empfängerinnen und Empfänger können ihre Rückmeldung direkt in Form einer Bearbeitung der eingegangenen Mail geben. Kommt die entsprechende Anfrage per Briefpost, kann entweder auf diesem Wege geantwortet oder eine Rückmeldung auf digitalem Wege gewählt werden.

Was geschieht mit den eingehenden Rückmeldungen?

Der Rücklauf sowie die auftragsbezogene Zuordnung der per E-Mail oder Briefpost eingehenden Bestätigungen werden durch das eCon-Projekt zentralisiert. QR-Codes sorgen für eine automatische kundenbezogene Zuordnung der Bestätigungen. Die Antworten werden ausgewertet, zusammengefasst und letztlich den Prüfungsteams inklusive einer Übersicht gesammelt zur Verfügung gestellt. So können unsere Kunden jederzeit über den Stand informiert werden und sind gleichzeitig doch von rein administrativen Tätigkeiten entlastet. 

Sind weitere Features geplant?

Trotz der hohen Digitalisierungsrate, die dieser Prozess bereits durchlaufen hat, sind wir auch hier noch nicht am Ende angekommen. Unsere Fachleute arbeiten nach den ersten positiven Praxiserfahrungen weiter daran, das System zu verfeinern und auszubauen – so werden wir künftig weitere Optimierungseffekte durch geringere administrative Belastungen für unsere Kunden erreichen.

Was geschieht mit meinen Daten?

Ihre sensiblen, für die Abschlussprüfung relevanten Daten sind bei uns in guten Händen. Die Daten werden weder in einer Cloud zwischengespeichert noch dort abgelegt. Zentraler Speicherort ist das BDO-eigene Rechenzentrum in Hamburg, das ausschließlich durch eigene Mitarbeiter betreut wird. Dabei werden sowohl Ihre als auch unsere Daten durch unsere eigene Firewall geschützt, jeglicher der Datenaustausch erfolgt immer verschlüsselt und gesichert über HTTPS.

Ein positiver „Nebeneffekt“: Nachhaltigkeit

Ganz „nebenbei“ entlastet eCon nicht nur Ihr zeitliches Budget - wir schonen auch die Umwelt und Ressourcen. Durch die Ausweitung der elektronischen Kommunikation fallen viele tausend Ausdrucke und Briefsendungen weg. Und selbst da, wo die Kommunikation noch auf dem Postweg erfolgt, verbessern wir die Öko-Bilanz spürbar. Der Druck und Versand der Briefe erfolgt über die Deutsche Post AG in mehreren Zentren deutlich lokaler, ein Großteil der Transportwege entfällt.