BFH konkretisiert Anforderungen an Kostenweiterbelastungen:

Mit Urteil vom 16. April 2026 (V R 1/25) hat der Bundesfinanzhof die Grundsätze zur umsatzsteuerlichen Behandlung von Kostenweiterbelastungen konkretisiert. Im Streitfall geht es um die vergünstigte Nutzung von Betriebskantinen durch Leiharbeitnehmer. Die eigentliche Bedeutung der Entscheidung reicht jedoch weit über diesen Einzelfall hinaus. Der BFH stellt klar, dass eine Rechnung und vertragliche Vereinbarungen allein keinen umsatzsteuerlichen Leistungsaustausch begründen. Maßgebend ist und bleibt die wirtschaftliche Realität.

Im konkreten Fall hat ein Entleiher dem Personaldienstleister eine pauschale Vergütung für die Kantinennutzung der überlassenen Arbeitnehmer in Rechnung gestellt. Diese Kosten werden anschließend in gleicher Höhe wieder an den Entleiher zurückbelastet. Nach Auffassung des BFH liegt hierin keine steuerbare Leistung. Die wechselseitige Berechnung diente wirtschaftlich lediglich der internen Kostenzuordnung.

Hierbei betrachtet der BFH nicht isoliert einzelne Verträge oder Rechnungen, sondern das gesamte Vertragsgefüge und dessen wirtschaftlichen Gehalt. Zwar hat der Personaldienstleister einen vertraglichen Anspruch auf die Einräumung der Kantinennutzung, jedoch kam diesem Anspruch nach Auffassung des Gerichts kein eigenständiger umsatzsteuerlicher Gehalt zu, da der Entleiher ohnehin aufgrund betriebsverfassungsrechtlicher beziehungsweise gesetzlicher Vorgaben zur Gleichbehandlung der Leiharbeitnehmer verpflichtet ist. 

Da der BFH bereits das Vorliegen einer Leistung verneint, schuldet der Rechnungsaussteller die Umsatzsteuer aufgrund unberechtigten Steuerausweises nach § 14c Abs. 2 UStG. Auf Seiten des Rechnungsempfängers besteht folglich kein Recht zum Vorsteuerabzug.

Die praktische Tragweite des Urteils liegt weniger in einer grundlegenden Neubewertung klassischer Shared-Service- oder Umlagestrukturen als in der Bestätigung eines bewährten Grundsatzes: Umsatzsteuer setzt einen echten Leistungsaustausch voraus. Wo Kosten lediglich intern zugeordnet oder wirtschaftlich neutral hin- und zurückberechnet werden, ist daher sorgfältig zu prüfen, ob überhaupt ein steuerbarer Leistungsaustausch vorliegt.

Fazit

Der BFH erinnert mit bemerkenswerter Klarheit an einen umsatzsteuerlichen Grundsatz, der in der Praxis häufig in den Hintergrund tritt: Nicht die Rechnung, sondern der tatsächliche Leistungsaustausch ist entscheidend. Kostenweiterbelastungen sind daher nicht allein anhand ihrer vertraglichen Ausgestaltung zu beurteilt werden. Vielmehr ist zu prüfen, ob der Leistungsempfänger tatsächlich einen eigenständigen verbrauchsfähigen Vorteil erhält, der vom Leistenden zugewendet wird. Andernfalls droht nicht nur die Versagung des Vorsteuerabzugs, sondern zusätzlich ein Risiko nach § 14c UStG. Die Korrektur eines unzutreffenden Steuerausweises kann zudem weitere Compliance- und Berichtigungspflichten auslösen, etwa durch die Anpassung von Rechnungen, Umsatzsteuer-Voranmeldungen beziehungsweise Jahreserklärungen sowie die Abstimmung mit Vertragspartnern. Damit können neben steuerlichen Risiken auch zusätzlicher administrativer Aufwand und entsprechende Kosten entstehen.