Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht können teuer werden: Bußgelder, Reputationsschäden oder sogar Lizenzentzug sind reale Risiken. Die Exportkontrolle — einschließlich Embargos und Sanktionen — muss als „Chefsache“ betrachtet werden. Die Unternehmensleitung trägt die Organisationspflicht und benennt ein Mitglied des Vorstands oder der Geschäftsführung als Ausfuhrverantwortliche bzw. -verantwortlichen gegenüber dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), wodurch die Pflicht konkretisiert wird.
Sowohl das BAFA als auch die EU-Kommission geben konkrete, praxisnahe Empfehlungen, wie Unternehmen gesetzliche Anforderungen systematisch in ein innerbetriebliches Exportkontrollsystem (ICP) integrieren können. Dabei empfiehlt es sich, das ICP eng mit den allgemeinen Grundsätzen eines bestehenden Compliance Management Systems (CMS) zu verknüpfen.
Der Ausgangspunkt ist die Etablierung eines „tone from the top“: Die Unternehmensleitung und Führungskräfte müssen (Trade) Compliance aktiv vorleben und sichtbar fördern. Darauf aufbauend ist eine systematische Risikoanalyse durchzuführen, um außenwirtschaftsrechtlich relevante Vorschriften — einschließlich Genehmigungspflichten und Verbote — zu identifizieren, abgestimmt auf das spezifische Produkt-, Leistungs- und Kundenportfolio. Ziel ist es, zu identifizieren, welche Geschäfte genehmigungspflichtig bzw. verboten sind und welche Anforderungen im Einzelfall eingehalten werden müssen.
Die abgeleiteten Anforderungen müssen in eine Aufbau- und Ablauforganisation überführt werden. Dazu gehören insbesondere:
Auf diese Weise können Risiken im Außenwirtschaftsrecht systematisch minimiert werden. Dabei sollte sichergestellt werden, dass keine Geschäftsaktivitäten ohne interne Freigabe erfolgen.
Unser interdisziplinäres, fachbereichsübergreifendes Team aus Expertinnen und Experten, die ihr Know-how in langjähriger Praxis erworben und zusammengeführt haben, unterstützt Sie bei der individuellen Umsetzung von außenwirtschaftsrechtlichen Anforderungen bzw. der Etablierung eines ICP unter Berücksichtigung des CMS. Wir sind somit in der Lage, Ihnen Best Practice-orientierte, jedoch auf Sie maßgeschneiderte Lösungen anzubieten, die Ihren Bedürfnissen entsprechen und mit Ihnen erarbeitet bzw. abgestimmt werden.
Wir analysieren die Risiken im Bereich Außenwirtschaftsrecht unter Berücksichtigung Ihrer Geschäftstätigkeit im In- und Ausland. Dabei bewerten wir, welche rechtlichen Vorgaben für Ihr Unternehmen relevant sind, und identifizieren potenzielle Risiken in Verbindung mit der Geschäftstätigkeit. Auf Basis dieser Einschätzung erstellen wir eine Risikolandkarte, die Ihnen einen sofortigen Überblick über bestehende Risiken gibt.
Wir analysieren Ihr bestehendes System (ICP und CMS) und zeigen Ihnen konkrete Optimierungspotentiale auf. Ziel ist es, den Reifegrad Ihrer derzeitigen Systeme zu bewerten und Optimierungspotenziale hinsichtlich der Rollen, Prozesse und Dokumentation zu identifizieren. In diesem Zusammenhang sichten wir relevante Unterlagen (Richtlinien, Prozess-beschreibungen, etc.) und führen Interviews.
Ein zentrales Element eines wirksamen ICP und CMS ist eine Risikoanalyse und die Festlegung verbindlicher Soll-Vorgaben. Wir unterstützen Sie bedarfsgerecht bei der Durchführung einer Risikoanalyse und der Erstellung bzw. Überarbeitung Ihrer Richtlinie(n) zur Exportkontrolle unter Berücksichtigung interner Strukturen.
Wir bieten Ihnen unter anderem maßgeschneiderte Schulungen zur Anwendung bzw. Funktionsweise des ICP bzw. CMS an, um Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die Umsetzung der Richtlinien zu sensibilisieren. Zudem können wir ein Compliance-Audit durchführen, um zu überprüfen, ob die geltenden Soll-Vorgaben umgesetzt wurden. Eine Prüfung der Angemessenheit bzw. Wirksamkeit des CMS für den Teilbereich Außenwirtschaftsrecht gemäß IDW PS 980 ist ebenfalls möglich.
Die dargestellten Dienstleistungen können je nach Bedarf angepasst werden. Wir richten uns hierbei nach Ihren Anforderungen und stimmen unser Vorgehen mit Ihnen im Detail ab.
