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Dieser Artikel wurde verfasst von
Steuerberaterin, Managerin, National Office Tax & Legal
Senior Consultant, National Office Tax & Legal
Der vom BMF am 07.08.2026 veröffentlichte Referentenentwurf eines Gesetzes zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts sieht u.a. einen verpflichtenden, umsatzabhängigen Einsatz von elektronischen Kassen für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, den Ersatz der papierhaften Belegausgabe- durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht, einen verschärften Datenzugriff in Außenprüfungen und die Strafbarmachung des Einsatzes von Manipulationssoftware vor. Wir stellen diese und weitere wesentlichen Maßnahmen vor.
Nach dem neuen § 146b AO-Entwurf (AO-E) haben Steuerpflichtige, die einen land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb unterhalten oder freiberuflich tätig sind, ein elektronisches Aufzeichnungssystem zu verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG EUR 100.000 im Kalenderjahr überschreitet.
Das elektronische Aufzeichnungssystem muss den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO entsprechen. Es muss daher jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall (alle Betriebseinnahmen, -ausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufenden Posten als Barzahlungen und Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarten) einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet erfassen, durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und Aufzeichnungen nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) erzeugen können.
Zulässig sind unterschiedliche technische Lösungen, etwa Registrierkassen, komplexe Kassensysteme oder Cloud-Kassen. Die grundsätzliche Möglichkeit, Kasseneinnahmen und -ausgaben ausschließlich mittels einer sogenannten offenen Ladenkasse zu führen, soll für die betroffenen Steuerpflichtigen entfallen.
Die geplante Kassenpflicht soll ab dem 01.01.2028 gelten, wenn die Umsatzgrenze bereits im Kalenderjahr 2027 oder zuvor überschritten wird.
Sie beginnt dagegen am 01.04. des Folgejahres bei einem erstmaligen Überschreiten der Umsatzgrenze im Kalenderjahr 2028 oder später. Dieses Überschreiten ist dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht mitzuteilen.
Sie endet mit Ablauf des dritten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem der Gesamtumsatz nicht mehr als EUR 100.000 beträgt. Durch den dreijährigen Beobachtungszeitraum sollen kurzfristige Umsatzschwankungen nicht unmittelbar zu einem Wechsel zwischen offener Ladenkasse und elektronischem Aufzeichnungssystem führen.
Die Finanzbehörden sollen im Einzelfall nach Maßgabe des § 148 AO („Bewilligung von Erleichterungen“) von der Kassenpflicht befreien können, wenn deren Erfüllung eine unbillige Härte darstellt. Nach der Entwurfsbegründung kommt dies beispielsweise in Betracht, wenn die Umsatzgrenze nur wegen weiterer, nicht kassenrelevanter Tätigkeiten – etwa im Rahmen von Vermietung und Verpachtung - oder aufgrund eines einmaligen Ereignisses überschritten wird. Zusätzlich soll das BMF durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates allgemeine Ausnahmen festlegen können.
Zum 01.01.2028 soll die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden, wonach dem Beteiligten bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen ist (§ 146a Abs. 2 AO-E). In Betracht kommen insbesondere QR-Code, Download-Link, Near-Field-Communication (NFC), E-Mail oder ein Kundenkonto.
Eine Pflicht des Kunden zur Entgegennahme des elektronischen Belegs ist nicht vorgesehen. Zudem soll der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung weiterhin bestehen bleiben.
Für Verkäufe an eine Vielzahl nicht bekannte Personen soll weiterhin eine Befreiung aus Zumutbarkeitsgründen möglich sein.
Verstöße im Zusammenhang mit der Verlagerung der elektronischen Buchführung in Drittstaaten sollen künftig mit einem Verlagerungsgeld in Höhe von EUR 2.500 bis EUR 100.000 (und nicht mehr bis EUR 250.000) geahndet werden können (§ 146 Abs. 2c AO-E). Die Festsetzung eines Verzögerungsgeldes kann weiterhin bei Verstößen gegen den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO in Höhe von EUR 2.500 bis EUR 250.000 erfolgen (nicht mehr in § 146 Abs. 2c AO, sondern in § 200 Abs. 2a AO-E geregelt). Sollten die Voraussetzungen für ein Verlagerungs- und Verzögerungsgeld kumulativ vorliegen, sollen beide nebeneinander festgesetzt werden können.
Die Neuregelungen sollen grundsätzlich für nach dem 31.12.2027 entstehende Steuern gelten. Für Steuern, die vor dem 01.01.2028 entstehen, für die aber nach dem 31.12.2027 eine Prüfungsanordnung erlassen wird, sollen die Neuregelungen ebenfalls anzuwenden sein.
Steuerpflichtige, die trotz bestehender Kassenpflicht kein ordnungsgemäßes Aufzeichnungssystem verwenden, sollen ab dem 01.01.2028 mit einer Geldbuße von bis zu EUR 25.000 belegt werden können (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6a AO-E).
Darüber hinaus soll mit § 374a AO-E ein eigenständiger Straftatbestand für den Einsatz, das Bewerben und das In-Verkehr-Bringen von Manipulationssoftwareprogrammen für elektronische Aufzeichnungssysteme geschaffen werden, der u.a. mit einer Geld- oder Freiheitsstrafe von bis zu fünf Jahren geahndet werden kann. Dies soll ab dem ersten Tag des auf die Gesetzesverkündung folgenden Quartals gelten.
Zudem soll die Zuständigkeit der sogenannten Kassen-Nachschau auf die Finanzbehörde, in deren Bezirk der Steuerpflichtige tätig wird, erweitert werden (§ 146c Abs. 1a AO-E). Dies soll insbesondere Kontrollen bei fliegenden Händlern, auf Messen, Märkten und vergleichbaren Veranstaltungen erleichtern. Die Neuregelung soll ebenfalls ab dem ersten Tag des auf die Gesetzesverkündung folgenden Quartals gelten.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollen unter den weiteren gesetzlichen Voraussetzungen digitalisiert und anschließend elektronisch aufbewahrt werden können (§ 147 Abs. 2 AO-E). Dies soll für alle Unterlagen gelten, deren Aufbewahrungsfrist am ersten Tag des auf die Gesetzesverkündung folgenden Quartals noch nicht abgelaufen ist.
Der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung soll ab dem 01.01.2028 innerhalb eines Monats elektronisch mitzuteilen sein (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO-E).
Ab dem 01.01.2029 sollen Mietwagen sowie bestimmte Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr – wie etwa Taxis - mit einem Wegstreckenzähler ausgestattet sein, der über eine digitale Schnittstelle zur Anbindung einer zertifizierten TSE verfügt.
Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob ihre Umsätze die Schwelle von EUR 100.000 überschreiten und welche Geschäftsvorfälle künftig über ein elektronisches Auszeichnungssystem zu erfassen wären. Da nicht nur Barzahlungen, sondern auch Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarten über das elektronische Aufzeichnungssystem zu erfassen sind, betrifft die geplante Neuregelung nicht nur klassische bargeldintensive Betriebe, sondern möglicherweise auch Unternehmen mit überwiegenden Kartenzahlungen.
Mit dem Referentenentwurf hat das BMF das Gesetzgebungsverfahren gestartet. Änderungen bleiben daher möglich und nach Ansicht zahlreicher Verbände (z.B. BStBK und der sechs Spitzenverbände der Deutschen Wirtschaft – jeweils vom 13.08.2026) nötig. Diese monieren u.a., die Einführung einer elektronischen Kassenpflicht für sämtliche Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften in Abhängigkeit von der Umsatzgrenze, ohne zwischen baren und unbaren Umsätzen zu unterscheiden, entfalte überschießende Tendenz.