Aktuelles
Datum:
Dieser Artikel wurde verfasst von
Steuerberaterin, Managerin, National Office Tax & Legal
Senior Consultant, National Office Tax & Legal
Steuerberater, Rechtsanwalt, Director, National Office Tax & Legal
Die Bundesregierung hat am 23.09.2026 den Regierungsentwurf eines „Gesetzes zur Fortentwicklung von Kassenaufzeichnungen und zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung sowie zur weiteren Digitalisierung handels- und steuerrechtlicher Aufzeichnungen“ beschlossen. Vorgesehen sind insbesondere eine umsatzabhängige Pflicht zur Nutzung elektronischer Aufzeichnungssysteme, eine elektronische Belegbereitstellung, neue Straftatbestände für Manipulationssoftware sowie weitere Digitalisierungsmaßnahmen. Gegenüber dem ursprünglichen Referentenentwurf wurden zentrale Anwendungs- und Übergangsregelungen geändert.
Nach § 146b AO-E sollen Steuerpflichtige mit land- und forstwirtschaftlichen, gewerblichen oder selbständigen Einkünften ein elektronisches Aufzeichnungssystem verwenden, wenn ihr Gesamtumsatz i.S.d. § 19 Abs. 2 UStG
EUR 100.000 im Kalenderjahr überschreitet. Steuerpflichtige, die Barzahlungen annehmen, deren Barumsatz jedoch unter EUR 12.000 im Kalenderjahr liegt, sollen aber nunmehr von der Kassenpflicht ausgenommen sein.
Das elektronische Aufzeichnungssystem muss den Anforderungen des § 146a Abs. 1 AO entsprechen, insbesondere durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) geschützt sein und Aufzeichnungen nach der digitalen Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) erzeugen können. Zu erfassen sind bare Zahlungsvorgänge sowie Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarte; unbare Lastschriften und Überweisungen über ein Konto des Steuerpflichtigen bleiben ausgenommen.
Zulässig sind unterschiedliche technische Lösungen, etwa Registrierkassen, komplexe Kassensysteme oder Cloud-Kassen. Die grundsätzliche Möglichkeit, Kasseneinnahmen und -ausgaben ausschließlich mittels einer sogenannten offenen Ladenkasse zu führen, soll für die betroffenen Steuerpflichtigen entfallen.
Die geplante Kassenpflicht soll ab dem 01.01.2028 gelten, wenn die Umsatzgrenze bereits im Kalenderjahr 2027 oder zuvor überschritten wird.
Bei Überschreiten der Umsatzgrenze im Kalenderjahr 2028 oder später beginnt die Kassenpflicht grundsätzlich am 01.07. des Folgejahres; der Referentenentwurf sah noch den 01.04. vor. Das Überschreiten ist dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Beginn der Kassenpflicht mitzuteilen.
Die Kassenpflicht endet mit Ablauf des zweiten aufeinanderfolgenden Kalenderjahres, in dem die Voraussetzungen nicht erfüllt sind. Gegenüber dem Referentenentwurf wird der Beobachtungszeitraum damit um ein Jahr verkürzt.
Die Finanzbehörden können im Einzelfall nach § 148 AO von der Kassenpflicht befreien, wenn deren Erfüllung eine unbillige Härte darstellt. Zudem soll das BMF mit Zustimmung des Bundesrates durch Rechtsverordnung Ausnahmen für bestimmte Gruppen oder Branchen sowie hierfür erforderliche Mitteilungspflichten regeln können.
Zum 01.01.2028 soll die bisherige papierhafte Belegausgabepflicht durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden, wonach dem Beteiligten bei aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfällen in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitzustellen ist (§ 146a Abs. 2 AO-E). In Betracht kommen insbesondere QR-Code, Download-Link, Near-Field-Communication (NFC), E-Mail oder ein Kundenkonto.
Eine Pflicht des Kunden zur Entgegennahme des elektronischen Belegs ist nicht vorgesehen. Zudem soll der Anspruch des Kunden auf eine papierhafte Quittung weiterhin bestehen bleiben.
Für elektronische Aufzeichnungssysteme mit Waagenfunktion, die zugleich Anforderungen des Mess- und Eichrechts erfüllen müssen, gilt eine Übergangsregelung: Bis zum 31.12.2032 dürfen weiterhin Papierbelege ausgegeben werden.
Der Wechsel einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung soll ab dem 01.01.2028 innerhalb eines Monats elektronisch mitzuteilen sein (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO-E).
Ab dem 01.01.2029 sollen Mietwagen und Fahrzeuge im gebündelten Bedarfsverkehr, soweit sie nicht bereits mit einem Taxameter ausgestattet sind, einen Wegstreckenzähler mit digitaler Schnittstelle zur Anbindung einer TSE verwenden.
Die im Referentenentwurf noch vorgesehenen Neuregelungen zum Verlagerungsgeld bei Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verlagerung der elektronischen Buchführung und zum Verzögerungsgeld bei Verstößen gegen den steuerlichen Datenzugriff werden im Regierungsentwurf nicht weiterverfolgt.
Steuerpflichtige, die trotz bestehender Kassenpflicht kein ordnungsgemäßes Aufzeichnungssystem verwenden, sollen ab dem 01.01.2028 mit einer Geldbuße von bis zu EUR 25.000 belegt werden können (§ 379 Abs. 1 Satz 1 Nr. 6a AO-E).
§ 374a AO-E soll das gewerbsmäßige Inverkehrbringen von Manipulationsprogrammen mit Freiheitsstrafe bis zu fünf Jahren oder Geldstrafe und ihren Einsatz mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder Geldstrafe ahnden. Das Bewerben ist im Regierungsentwurf nicht mehr ausdrücklich als vollendete Straftat erfasst, kann nach der Begründung aber den Versuch des gewerbsmäßigen Inverkehrbringens darstellen.
Die Zuständigkeit für Kassen-Nachschauen soll auf das Finanzamt erweitert werden, in dessen Bezirk der Steuerpflichtige tätig wird. Zudem erhalten Finanzbehörden erweiterte selbständige Ermittlungsbefugnisse bei Fälschung technischer Aufzeichnungen; Beweisverwendungsverbote und das Steuergeheimnis sollen für bestimmte schwere Nicht-Steuerstraftaten gelockert werden.
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sollen unter bestimmten Voraussetzungen (insbesondere Verfügbarkeit und Lesbarkeit) künftig ausschließlich digital aufbewahrt werden können. Der Regierungsentwurf verankert dies nicht nur in § 147 Abs. 2 AO-E, sondern durch eine entsprechende Änderung des § 257 Abs. 3 HGB-E auch handelsrechtlich.
Mit dem Regierungsentwurf hat das Gesetzgebungsverfahren begonnen. Unternehmen sollten die Umsatz- und Barumsatzgrenzen, bestehende Kassensysteme, Schnittstellen sowie Prozesse zur elektronischen Belegbereitstellung frühzeitig prüfen. Ebenso sind diejenigen Geschäftsvorfälle, welche künftig über ein elektronisches Auszeichnungssystem zu erfassen wären, zu identifizieren. Da nicht nur Barzahlungen, sondern auch Zahlungen mittels Debit- oder Kreditkarten über das elektronische Aufzeichnungssystem zu erfassen sind, betrifft die geplante Neuregelung nicht nur klassische bargeldintensive Betriebe, sondern möglicherweise auch Unternehmen mit überwiegenden Kartenzahlungen.
Da im parlamentarischen Verfahren weitere Änderungen möglich sind, bleibt der Fortgang des Gesetzgebungsverfahrens zu beobachten. Den Änderungsvorschlägen zahlreicher Verbände (z.B. BStBK und der sechs Spitzenverbände der Deutschen Wirtschaft – jeweils vom 13.08.2026) betreffend den Referentenentwurf ist der Gesetzgeber im Regierungsentwurf bislang jedenfalls nur vereinzelt nachgekommen.