Elektronische Personalakte: Was Arbeitgeber ab 2027 beachten müssen

Elektronische Entgeltunterlagen werden verpflichtend

Nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) sind alle relevanten Sozialversicherungs- und Lohnunterlagen ab 2027 elektronisch aufzubewahren. Die bislang mögliche Befreiung von der elektronischen Führung endet endgültig am 31. Dezember 2026. Ab 2027 gilt die Vorgabe damit verbindlich für alle Arbeitgeber, die einer Betriebsprüfung unterliegen.

Unternehmen, die Entgeltunterlagen noch in Papierform oder in uneinheitlichen Ablagesystemen führen, sollten die Umstellung daher zeitnah einleiten. Eine strukturierte elektronische Ablage erleichtert zugleich Workflows, Fristenmanagement, Zugriffssteuerung und Archivierung.

Welche Unterlagen müssen elektronisch vorliegen?

Die Pflicht erfasst insbesondere Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung, Beitragsberechnung und Betriebsprüfung relevant sind. Dazu zählen unter anderem:

• Nachweise zu Staatsangehörigkeit, Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis und Versicherungsstatus,
• Meldungen des Arbeitgebers sowie beitragsrelevante Meldungen der Krankenkassen,
• Anträge und Erklärungen zur Rentenversicherung bei geringfügig Beschäftigten,
• Nachweise nach dem Nachweisgesetz sowie bestimmte Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und Arbeitnehmer-Entsendegesetz,
• Unterlagen aus Statusfeststellungsverfahren und Bescheide zur Versicherungspflicht,
• Nachweise zur Elterneigenschaft und zur Anzahl berücksichtigungsfähiger Kinder,
• Unterlagen zu Pflegezeit, Pflegeunterstützungsgeld und bestimmten Entgeltverzichten sowie
• bestimmte Nachweise bei grenzüberschreitenden Beschäftigungen und Ausnahmevereinbarungen.

Welche Dokumente im Einzelfall erfasst werden müssen, hängt von der jeweiligen Beschäftigungssituation ab. Arbeitgeber sollten deshalb ihre Dokumentenbestände und Ablageprozesse vollständig erfassen und den gesetzlichen Anforderungen zuordnen.

Keine Pflicht zur vollständig digitalen Personalakte

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts ist die Personalakte eine Sammlung von Urkunden und Vorgängen, die die persönlichen und dienstlichen Verhältnisse eines Beschäftigten betreffen und in einem engen Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis stehen (BAG, Urteil vom 19. Juli 2012 – 2 AZR 782/11). Welche Unterlagen aufgenommen werden, kann der Arbeitgeber grundsätzlich selbst bestimmen, sofern ein hinreichender Bezug zum Arbeitsverhältnis und ein berechtigtes Interesse an der Dokumentation besteht. Grenzen setzen jedoch die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten: Daten und Unterlagen ohne sachlichen Bezug zum Arbeitsverhältnis oder solche, deren Erhebung und Aufbewahrung unverhältnismäßig in die Privatsphäre eingreifen, gehören nicht in die Personalakte.

Die Neuregelung verpflichtet Arbeitgeber nicht dazu, die gesamte Personalakte ausschließlich elektronisch zu führen. Arbeitsverträge, Zeugnisse, Abmahnungen und Bescheinigungen können ausdrücklich weiterhin in Papierform geführt und aufbewahrt werden. Entscheidend ist, dass die von § 8 Abs. 2 BVV erfassten Entgeltunterlagen vollständig elektronisch zur Verfügung stehen.

In der Praxis kann es sich dennoch anbieten, die gesamte Personalakte zu digitalisieren. Einheitliche Ablagen vermeiden Medienbrüche, beschleunigen interne Abstimmungen und verbessern die Zusammenarbeit zwischen HR, Führungskräften und weiteren Unternehmensbereichen.

Datenschutz und revisionssichere Archivierung

Bei der Digitalisierung sind insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen (GoBD) zu berücksichtigen. Dokumente müssen revisionssicher, unveränderbar und gegen unbefugte Zugriffe geschützt archiviert werden. Erforderlich sind insbesondere ein tragfähiges Berechtigungskonzept, angemessene technische und organisatorische Schutzmaßnahmen sowie nachvollziehbare Aufbewahrungs- und Löschprozesse.

So gelingt die Umstellung

1. Bestandsaufnahme: Zunächst sollten sämtliche bestehenden Personalakten, Entgeltunterlagen und Ablageorte erfasst werden. Dabei ist auch zu prüfen, in welchen Formaten die Dokumente vorliegen, welche Unterlagen mehrfach oder dezentral gespeichert sind und ob Lücken im Dokumentenbestand bestehen.
2. Pflichten zuordnen: Auf Grundlage der Bestandsaufnahme ist zu bestimmen, welche Dokumente ab dem 1. Januar 2027 zwingend elektronisch geführt werden müssen. Die vorhandenen Unterlagen sollten hierzu den gesetzlichen Kategorien zugeordnet und etwaiger Ergänzungs- oder Digitalisierungsbedarf dokumentiert werden.
3. Prozesse definieren: Anschließend sind klare Zuständigkeiten und verbindliche Abläufe für die Erfassung, Prüfung, Ablage und Aktualisierung der Dokumente festzulegen. Dazu gehören auch ein abgestuftes Berechtigungskonzept sowie nachvollziehbare Regelungen zu Aufbewahrungsfristen und zur rechtskonformen Löschung.
4. Technische Lösung auswählen: Die eingesetzte Software muss die rechtlichen und betrieblichen Anforderungen erfüllen und insbesondere eine sichere, revisionsfeste sowie zugriffsgeschützte Speicherung ermöglichen. Zusätzlich ist zu klären, ob eine cloudbasierte oder lokale Lösung geeigneter ist und welche Hardware, Schnittstellen und Speicherressourcen benötigt werden.
5. Migration planen: Für die Umstellung sollte ein verbindlicher Stichtag festgelegt werden, ab dem neue Dokumente ausschließlich digital erfasst werden. Bestehende Papierakten können anschließend nach einer festgelegten Priorisierung schrittweise digitalisiert, auf Vollständigkeit und Lesbarkeit geprüft und kontrolliert in das neue System übertragen werden.

Fazit

Die verpflichtende elektronische Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 macht eine rechtzeitige Vorbereitung erforderlich. Zugleich bietet die Umstellung die Chance, Personalprozesse effizienter, transparenter und sicherer zu gestalten. Unterlagen lassen sich schneller finden, bearbeiten und freigeben, was insbesondere in Unternehmen mit größeren HR-Systemen zu erheblichen Verbesserungen führt. Außerdem reduziert die elektronische Akte den Papieraufwand, schafft mehr Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen der HR, Führungskräften und anderen Abteilungen. 

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