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Steuerberater, Partner, Tax & Legal, Lohnsteuer
Mit Beginn des nächsten Jahres startet der Datenaustausch zwischen den Unternehmen der privaten Krankenversicherung, der Finanzverwaltung und den Arbeitgebern. Ein umfangreiches Anwendungsschreiben nimmt zum Ablauf und zu den Auswirkungen im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens Stellung.
Das bisherige Papierbescheinigungsverfahren für die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung (PKV) wird durch ein elektronisches Übermittlungsverfahren ersetzt. Der Erlass der Finanzverwaltung regelt die Einzelheiten zum elektronischen Datenaustausch im Rahmen des Lohnsteuerabzugsverfahrens. Die Beiträge zur privaten Kranken- und Pflegepflichtversicherung werden zukünftig elektronisch von den Versicherungsunternehmen an das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) übermittelt. Das BZSt stellt diese Daten den Arbeitgebern im Rahmen des ELStAM-Verfahrens zur Verfügung. Damit entfällt die Notwendigkeit für Arbeitnehmer, Papierbescheinigungen über ihre Versicherungsbeiträge vorzulegen.
Die rechtlichen Grundlagen für den Datenaustausch wurden bereits vor Jahren beschlossen. Ursprünglich war der Start für den 1. Januar 2024 vorgesehen, wurde jedoch aufgrund technischer Probleme auf den 1. Januar 2026 verschoben (§ 52 Absatz 36 Satz 3 und 4 EStG). Auf folgende Punkte ist bereits heute hinzuweisen:
Zur Umsetzung des neuen Verfahrens und zur Berücksichtigung der tatsächlichen PKV-Beiträge im Lohnsteuerabzugsverfahren ab 2026 werden zwei neue elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale eingeführt (§ 39 Absatz 4 Nummer 4 EStG):
Eine Datenübermittlung durch die Versicherungen ist unabhängig vom aktuellen Status des Versicherungsnehmers bzw. der versicherten Person (z. B. auch für Selbständige, Rentnerinnen und Rentner) und unabhängig davon, ob aktuell ein Dienstverhältnis besteht. Die Übermittlung für die Beiträge eines Jahres muss bis zum Ablauf des 20. Novembers des Vorjahres erfolgt sein (§ 39 Absatz 4a Satz 2 EStG), also für 2026 bis zum 20. November 2025.
Beginnt ein Vertragsverhältnis im Laufe des Jahres, so ist die Datenübermittlung unverzüglich durchzuführen. Beitragsänderungen im Laufe des Jahres müssen dem BZSt zeitgleich mit der Mitteilung der Beitragsänderung an den Versicherungsnehmer übermittelt werden. Übermittelt werden regelmäßig die monatlichen Beiträge, die vom Versicherungsnehmer für die versicherten Personen zu zahlen sind.
Achtung: Mitversicherte Personen, z.B. Ehegatten, bekommen keine eigenen Beiträge übermittelt; diese werden dem Versicherungsnehmer / der Versicherungsnehmerin zugeordnet.
Versicherungsnehmer haben das Recht, der elektronischen Übermittlung ihrer Daten an das BZSt zu widersprechen. Dem Arbeitgeber werden die Daten insoweit auch nicht als Lohnsteuerabzugsmerkmal bereitgestellt und somit auch nicht beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt. Ersatzweise vorgelegte (Papier-)Bescheinigungen des Versicherungsunternehmens infolge eines Widerspruchs darf der Arbeitgeber aber nicht berücksichtigen. Im Ergebnis werden deshalb keine PKV-Beiträge beim Lohnsteuerabzug mehr berücksichtigt.
Nach der Datenübermittlung durch das Versicherungsunternehmen werden die übermittelten Daten mit den im BZSt gespeicherten und gültigen Daten abgeglichen. Bei den Beiträgen für einen steuerfreien Zuschuss wird für die Bereitstellung der ELStAM in der Regel geprüft, ob ein Dienstverhältnis vorliegt. Beiträge für die Vorsorgepauschale werden durch die ELStAM nur bereitgestellt, wenn ein Hauptarbeitsverhältnis vorliegt.
Die neuen Lohnsteuerabzugsmerkmale werden dem Arbeitgeber üblicherweise im Dezember für das Folgejahr übermittelt. Der Arbeitgeber muss regelmäßig die (monatlichen) PKV-Beiträge in der Höhe berücksichtigen, in der sie in den ELStAM angegeben sind.
Nach dem Start des Verfahrens wird es für einen Übergangszeitraum von zwei Jahren (also 2026 und 2027) nicht beanstandet, wenn in Fällen, in denen PKV-Beiträge aus technischen Gründen nicht bzw. nur fehlerhaft als Lohnsteuerabzugsmerkmale gebildet werden, der Arbeitgeber eine vom Versicherungsunternehmen in Papierform für das Kalenderjahr ausgestellte Ersatzbescheinigung über die Höhe der zu berücksichtigenden Beiträge zugrunde legt (sog. Ersatzverfahren). Das gilt jedoch nicht bei einem Widerspruch des Versicherungsnehmers.
Für die Beiträge zur gesetzlichen Kranken- und Pflegeversicherung wird ebenso wie für die PKV-Beiträge bisher beim Lohnsteuerabzug eine sog. Mindestvorsorgepauschale in Höhe von 12% des Arbeitslohns, höchstens jedoch 1.900 EUR jährlich bzw. 3.000 EUR jährlich in der Lohnsteuerklasse III berücksichtigt. Diese Mindestvorsorgepauschale wird ab 2026 abgeschafft.
Bei privat versicherten Beschäftigten werden ab dem 1. Januar 2026 in der Regel die zum Abruf bereitgestellten ELStAM der PKV-Beiträge abzüglich der vom Arbeitgeber steuerfrei gezahlten Zuschüsse berücksichtigt. Bei Beschäftigten, denen kein steuerfreier Zuschuss gewährt wird (z.B. bei Beamten), fließen die Beiträge in voller Höhe in die Vorsorgepauschale ein. Wichtig: Werden in den Steuerklassen V und VI keine Beiträge übermittelt, weil die Person mitversichert ist oder die Beiträge dem ersten Arbeitsverhältnis zugeordnet sind, ergibt sich ab 2026 eine höhere Lohnsteuerbelastung. Diese höhere Belastung wird über die ESt-Veranlagung ausgeglichen.