Ab dem 1. Januar 2027 wird die Digital Payroll Interface (DLS) gemäß § 4 Abs. 2a LStDV im Rahmen der 7. Änderung der steuerlichen Regelungen erweitert. Neben Lohn- und Gehaltsdaten sind künftig auch lohnsteuerlich relevante Daten aus vor- und nachgelagerten Systemen über die standardisierte Schnittstelle des Bundeszentralamts für Steuern (BZSt) zu übermitteln. Die Neuerungen erhöhen die Prüfungstransparenz und stellen neue Anforderungen an Systemintegration und Datenkonsolidierung.
Kernänderungen ab 01.01.2027
- Einbeziehung von Vor- und Neben-Systemen: Nicht nur die nach § 41 EStG und § 4 LStDV aufzuzeichnenden Daten, sondern auch die hierfür aus Vor- und Nebensystemen ermittelten und verwendeten Daten sind über die digitale Schnittstelle bereitzustellen. Relevante Vor- und Neben-Systeme können beispielsweise Systeme der elektronischen Zeiterfassung, Reisekostenabrechnung und elektronische Fahrtenbücher sowie Benefits-Systeme sein.
- Konsolidierter Datensatz je Betriebsstätte: Alle relevanten lohnsteuerlichen Informationen sind pro Betriebsstätte in einem einheitlichen Datensatz zusammenzufassen.
Gesetzliche Grundlagen
- Lohnsteuer‑Durchführungsverordnung (LStDV), § 4 Abs. 2a
Konkrete rechtliche Grundlage der erweiterten Verpflichtung zur Übermittlung lohnsteuerrelevanter Daten über die standardisierte DLS‑Schnittstelle; regelt Umfang und Einbeziehung vorgelagerter Systeme. - Einkommensteuergesetz (EStG)
Relevante Regelungen zur Lohnsteuerpflicht und zum Lohnsteuerabzug; maßgeblich für die inhaltliche Einordnung einzelner Daten (z. B. steuerfreie Zuschläge, steuerpflichtige Einnahmen). - Abgabenordnung (AO)
Grundlegende Mitwirkungs‑, Dokumentations‑ und Aufbewahrungspflichten; rechtliche Basis für Sanktionen und Schätzungen bei fehlender Nachvollziehbarkeit. - Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) – technische Vorgaben
XML‑Schemata, Umsetzungsleitfäden und Versionshinweise (z. B. DLS 2026.1/2027); die Einhaltung dieser Spezifikationen ist für eine rechtskonforme Übermittlung erforderlich.
Relevanz für Ihre Organisation
- Das Prüfungsrisiko steigt: Inkonsistente oder fehlende Integrationen erschweren die Nachvollziehbarkeit bei Lohnsteueraußenprüfungen und können zu Nachforderungen oder Bußgeldern führen.
- Operative Anforderungen: Datenharmonisierung, einheitliche Stammdaten und End‑to‑End‑Datenflüsse werden zur Pflicht.
- Compliance‑Nachweis: Dokumentierte Testläufe, Exportprotokolle und Nachweise zur Datenkonsolidierung sind empfehlenswert für die Absicherung gegenüber der Finanzverwaltung.
Konkrete Handlungsempfehlungen
- System‑ und Gap‑Analyse: Prüfen, ob Payroll‑, HR‑, Zeiterfassungs‑, Reisekosten‑ und Fahrtenbuch‑Systeme die DLS‑Exportspezifikationen (z. B. DLS 2026.1/2027) unterstützen.
- Technische Integration: Sicherstellen, dass Front‑ und Back‑End‑Systeme integriert sind (Datenformate, Schnittstellen, konsolidierte Exporte pro Betriebsstätte).
- Prozesse und Verantwortlichkeiten: Zuständigkeiten zwischen HR, Finance und IT formal festlegen.
- Tests und Dokumentation: End‑to‑End‑Tests durchführen; Exportlogs, Reconciliation‑Reports und Aufbewahrungsnachweise dokumentieren.
- Anbieterdialog: Frühzeitige Abstimmung mit Softwareherstellern und Dienstleistern über Update‑Zeitpläne und Umsetzungsumfang.
Gern unterstützen wir Sie bei der Gap‑Analyse, technischen Integration, Testkonzeption und bei Compliance‑Dokumentationen, sowie im Rahmen der allgemeinen lohnsteuerlichen Beratung. Sprechen Sie uns an.
