Gesetzliche Anforderungen, strenge Compliance-Vorgaben und wachsende Erwartungen an interne Kontrollen erhöhen die Komplexität von HR-Prozessen des Mitarbeiterlebenszyklus nachhaltig. Viele Organisationen unterschätzen die Schnittstellen-Risiken zwischen HCM-, Payrollsystemen und externen Empfängerinnen und Empfängern. Dies kann erhebliche finanzielle, rechtliche und reputationsbezogene Folgen haben.  

Ein HR Quick Check bietet ein praxisorientiertes und fokussiertes Assessment, das handlungsrelevante Risiken identifiziert und schnelle Verbesserungsmöglichkeiten aufzeigt. Im Fokus stehen hierbei Aspekte, die eine besondere Relevanz für die Compliance und die internen Kontrollen haben. Dazu zählen nicht nur die Bereiche Personalbeschaffung, Payroll und Austritt, sondern auch zentrale technisch Bereiche wie Access Management, Computer Operations und Program Changes.

 

Kernbereiche des Assessments 

Im Rahmen eines HR Quick Checks werden für gewöhnlich die folgenden zentralen Bereiche anhand des Mitarbeiterlebenszyklus untersucht:

  • Personalbeschaffung: Budgetierung neuer Stellen, Auswahlverfahren neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, detaillierte Prüfung der ersten Entgeltabrechnung (Eintrittsdaten, Verrechnung etc.) und Einhaltung der Entgelttransparenzrichtlinie
  • Payroll: Stammdatenpflege, Nachvollziehbarkeit von variablen Zahlungen, Durchführung von Simulations- bzw. Testabrechnungen, Kontrolle von Abrechnungen (und damit verbundene nachgelagerte Tätigkeiten wie Korrekturprozesse und Nachmeldungen), Fehlzeiten-Erfassung und Rückstellungs-Methodiken.
  • Austritt: Austrittsbezogene Administration (z. B. Rückgabe von Zugängen und Arbeitsmitteln) sowie detaillierte Prüfung der letzten Entgeltabrechnung (Abfindung, Urlaubsansprüche, Steuern etc.)
  • Access Management: Berechtigungskonzepte zur Vermeidung unautorisierter Zugriffe
  • Computer Operations: Physische Sicherheit (z. B. Schutz der Server), Notfallplanung & Datensicherung sowie Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen  
  • Program Changes: Programmänderungsverfahren und Protokollierung dieser Änderungen

 

HR Quick Check in sechs Schritten

Ein HR Quick Check kann in der Regel in nur wenigen Arbeitsschritten effizient durchgeführt werden:

  1. Vorbereitung: Abstimmung des Scopes und Priorisierung der durchzuführenden Schritte  
  2. Kurzworkshop/Interviews: Prozessaufnahme mit den entsprechenden Stakeholdern (z. B. HR, Payroll, IT, Compliance)
  3. Dokumentenanalyse: Schaffung eines Überblicks über relevante Richtlinien, Prozessbeschreibungen und technische Dokumentationen
  4. Stichprobenprüfung: Durchführung stichprobenartiger Prüfungen anhand ausgewählter Fälle durch (z. B. erste und letzte Abrechnung)
  5. Ergebnisbericht: Erstellung eines Berichts mit detaillierter Risikobewertung, Identifikation von Quick Wins und Priorisierung von Empfehlungen
  6. Abschlussbriefing: Präsentation der Ergebnisse und Besprechung der nächsten Schritte (inkl. einer möglichen Umsetzungsbegleitung)

 

HR Quick Check: Der Nutzen

Ein HR Quick Check liefert für Entscheiderinnen und Entscheider wertvolle Erkenntnisse in Bezug auf ihre HR-Prozesse und -Systeme. Konkrete Vorteile sind u. a.:

  • Früherkennung und Reduktion von Compliance‑ und Kontrollrisiken
  • Schnell umsetzbare Handlungsempfehlungen zur Erhöhung der Prozesssicherheit
  • Verbesserte Datensicherheit und Zugriffssteuerung
  • Höhere Zuverlässigkeit der Entgeltabrechnung und bessere Abstimmung mit Finance/Controlling
  • Entscheidungsgrundlage für weitergehende Maßnahmen (z. B. Systemmigration oder Outsourcing)

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