Kassensysteme: Neue Schnittstelle und angepasste Verwaltungsregeln ab 2029

Elektronische Kassensysteme müssen Umsätze nicht nur zuverlässig erfassen, sondern ihre Daten auch für Außenprüfungen und Kassen-Nachschauen vollständig und maschinell auswertbar bereitstellen. Hierfür gibt die Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K) einheitliche Dateistrukturen und Datenfelder vor. Während die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) Aufzeichnungen gegen unerkannte nachträgliche Veränderungen schützt, ermöglicht die DSFinV-K deren standardisierten Export. Mit Schreiben vom 30.10.2026 (Az. IV D 2 – S 0316-a/00012/003/033) gibt das Bundesfinanzministerium (BMF) die Version 3.0 bekannt. Darauf abgestimmt fasst es mit Schreiben vom 26.10.2026 (Az. IV D 2 – S 0316-a/00027/009/024) den Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) zu § 146a AO neu.

Vereinfachte Protokollierung und präzisierte Belegangaben

Eine wesentliche Änderung betrifft die Protokollierung durch die TSE: Mit Anwendung der neuen Regelungen besteht jede TSE-Transaktion bei Kassensystemen aus einem Start- und einem Abschlussschritt (BMF, Schreiben vom 26.10.2026, S. 18, Nr. 2.2.4). Eine Aktualisierung über „UpdateTransaction“ ist dann nicht mehr vorgesehen (a.a.O., S. 16, Nr. 2.2.2 Ziff. 2). Damit entfällt auch die bisherige Vorgabe, die Transaktion spätestens alle 45 Sekunden zu aktualisieren. Die Einzelaufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt (a.a.O., S. 11 f., Nr. 1.15.2 bis 1.15.4 und S. 15, Nr. 2.1.1).

Technische Einzelheiten werden stärker in den Schnittstellenbeschreibungen gebündelt. Die bisherigen detaillierten AEAO-Regelungen zu „Kassenbeleg“, „Bestellung“ und „Sonstiger Vorgang“ weichen Verweisen auf Anhang I der DSFinV-K (a.a.O., S. 17 f., Nr. 2.2.3.5 bis 2.2.3.6 und Nr. 2.2.4). Dort sind Vorgangsarten und Datenstrukturen geregelt. Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler werden die Protokollierungsabläufe ebenfalls gestrafft; maßgeblich bleibt hierfür die gesonderte Schnittstelle DSFinV-TW mit ihrem Anhang B (a.a.O., S. 23, Nr. 3.2.2 und S. 27, Nr. 4.2.2).

Bei Kassenbelegen wird präzisiert, dass der Signaturzähler der Vorgangsbeendigung anzugeben ist (a.a.O., S. 19, Nr. 2.4.4 Ziff. 8). Außerdem wird der Bezug der sicherheitsrelevanten Belegdaten auf die Abschlusstransaktion konkretisiert (a.a.O., S. 19, Nr. 2.4.4). Das bereits bestehende Gebot, die betreffenden Daten in dem von der TSE zurückgelieferten Format unverändert wiederzugeben, bleibt bestehen; nachträgliches Runden, Abschneiden oder Verändern ist weiterhin unzulässig. Die ebenfalls bereits bestehende Möglichkeit, bestimmte Belegangaben durch einen DSFinV-konformen QR-Code bereitzustellen, wird in einem eigenen Unterpunkt gebündelt. Eine allgemeine Befreiung von Belegangaben ist damit nicht verbunden (a.a.O., S. 19 f., Nr. 2.4.5).

Verpflichtend ab 2029, freiwillig bereits ab 2028

Die DSFinV-K 3.0 ist verpflichtend für Aufzeichnungen anzuwenden, die ab dem 01.01.2029 erfolgen. Freiwillig kann sie bereits für Aufzeichnungen ab dem 01.01.2028 eingesetzt werden. Der neu gefasste AEAO gilt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2029. Wird die neue Schnittstellenversion früher verwendet, ist zugleich die neue AEAO-Fassung anzuwenden. Die beiden BMF-Schreiben sehen für diese Umstellung keine zusätzliche allgemeine Übergangs- oder Nichtbeanstandungsfrist vor.

Die neuen Anwendungsfristen ändern nichts an den bereits bestehenden Pflichten zu TSE-Schutz, Belegausgabe, Aufbewahrung und Mitteilungen an das Finanzamt. Die Kassenmeldung ist vom Datenexport zu unterscheiden: Für mitteilungspflichtige Systeme gilt grundsätzlich eine Monatsfrist nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme; bei jeder Meldung sind sämtliche mitteilungspflichtigen Systeme der betreffenden Betriebsstätte anzugeben.

Hinweise

Unternehmen sollten frühzeitig mit ihrem Kassenanbieter klären, wann die DSFinV-K 3.0 unterstützt wird, welche Anpassungen erforderlich sind und ob eine vorzeitige Anwendung sinnvoll ist. Die eingesetzten Systeme, Softwareversionen und zugeordneten TSE sollten erfasst werden; zudem sollte ein abgestimmter Umstellungszeitpunkt festgelegt werden.

Außerdem sollte anhand von Testexporten und Musterbelegen geprüft werden, ob Geschäftsvorfälle einschließlich Stornierungen vollständig und nachvollziehbar bereitgestellt und die Belegangaben korrekt ausgegeben werden. Es sollte sichergestellt werden, dass auch nach einem Update oder Systemwechsel aufbewahrungspflichtige Altaufzeichnungen und TSE-Daten auswertbar verfügbar bleiben; eine Verdichtung der Grundaufzeichnungen während der Aufbewahrungsfrist ist unzulässig.

Die Verfahrensdokumentation ist gezielt an die tatsächlich geänderten Abläufe anzupassen. Zudem sind insbesondere Umstellungsdatum, Zuständigkeiten, Kontrollen und Testergebnisse festzuhalten. Zugleich sollten Melde- und Störungsprozesse überprüft werden: Ein bloßer TSE-Ausfall lässt die Belegausgabepflicht grundsätzlich unberührt; Ausfallzeit und Ursache sind zu dokumentieren und die Störung unverzüglich zu beheben. So werden die technische Umstellung und die organisatorischen Abläufe aufeinander abgestimmt und die Nachvollziehbarkeit für steuerliche Prüfungen verbessert.