Success Story: Auftragsbestätigungsschreiben (ABS) – Dokumentenstandardisierung und Prozessoptimierung durch die BDO DIGITAL Document Factory

Die Erstellung von Auftragsbestätigungsschreiben (ABS) ist ein zentraler Bestandteil der Kundenkommunikation bei der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Doch bisherige Prozesse waren zeitaufwendig, ressourcenintensiv und nur aufwändig an neue Anforderungen anpassbar. Mit der Einführung der BDO DIGITAL Document Factory wurde eine Lösung implementiert, die den gesamten Prozess revolutioniert hat – von der Dokumentengenerierung bis zur Anpassung an individuelle Bedürfnisse.

Herausforderungen

Vor der Einführung der neuen Lösung sah sich BDO bei der Erstellung von Auftragsbestätigungsschreiben mit folgenden Herausforderungen konfrontiert:

• Lange Bearbeitungszeiten: Die Erstellung und Generierung der ABS war ein aufwendiger Prozess, der zwar sehr flexibel, aber gerade deswegen sehr ressourcen- und zeitintensiv war. 
• Flexibilität: Anpassungen an Dokumentenvorlagen wie das Hinzufügen und Einbauen neuer Anforderungen und Textbausteine waren zeitaufwändig und führten zu Verzögerungen im Workflow.
• Mehrsprachigkeit: Die Erzeugung von Dokumenten in mehreren Sprachen war zeitintensiv und erforderte manuelle Eingriffe, was die Arbeitsabläufe erschwerte und die Effizienz beeinträchtigte.
• Fehleranfälligkeit: Das Kopieren von Inhalten und Bausteinen sowie das Löschen von Passagen führte zu Fehlern, die durch manuelle Korrekturschleifen behoben werden mussten, was den gesamten Erstellungsprozess verzögerte.

Fazit

Die Dokumentengenerierung nahm viel Zeit in Anspruch, da durch die Komplexität der Dokumente eine hohe Flexibilität durch viele Regeln und manuelle Prüfprozesse erforderlich war.

Die Lösung: BDO DIGITAL Document Factory powered by Papyrus

Mit der Einführung der BDO DIGITAL Document Factory wurde ein flexibles, skalierbares und automatisiertes System implementiert, das die Erstellung und Verwaltung von Auftragsbestätigungsschreiben erheblich optimiert hat.

Kernfunktionen und Vorteile der Lösung:

1. Drastische Reduzierung der Generierungszeiten:
   • Die Erstellung eines ABS, welche zuvor einige Zeit in Anspruch nahm, wird nun in wenigen Sekunden abgeschlossen. Die Fragen und der Prozess haben sich erweitert, um mehr Standardisierung zu gewährleisten und zukunftssicher zu sein.
2. Flexibilität und Anpassbarkeit:
   • Änderungen an Vorlagen oder Dokumenteninhalten können schnell und ohne IT-Aufwand vorgenommen werden.
   • Neue Anforderungen, wie gesetzliche Vorgaben oder kundenspezifische Anpassungen, lassen sich in kürzester Zeit an einer zentralen Stelle statt in diversen Vorlagen umsetzen.
3. Integrierte Mehrsprachigkeit:
   • Die Plattform ermöglicht die einfache Erstellung von Dokumenten in mehreren Sprachen – ein entscheidender Vorteil für die internationale Ausrichtung von BDO.
4. Benutzerfreundlichkeit:
   • Fachabteilungen können direkt auf Vorlagen zugreifen und Anpassungen selbstständig durchführen, was die IT-Abteilungen entlastet und die Prozesse deutlich beschleunigt.
5. Reduzierte Fehleranfälligkeit:
   • Daten werden automatisch aus Bestandssystemen abgerufen und Flüchtigkeitsfehler durch definierte Eingabemasken verringert.
6. Verbesserte Rechtssicherheit:
   • Automatische Dokumentation, ab wann welche Änderungen umgesetzt werden. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachvollziehbarkeit von Anpassungen.

Ergebnisse und Mehrwert

Die Implementierung der BDO DIGITAL Document Factory hat den gesamten Prozess der Auftragsbestätigungserstellung nachhaltig verändert:

• Zeitersparnis: Die Dokumentengenerierungs-Zeiten wurden um bis zu 80 % reduziert.
• Rechtssicherheit: Der Prozess garantiert, dass die Dokumente in der Nachverarbeitung qualifiziert digital signiert werden. Die Digitalisierung der analogen Abläufe sorgt sowohl für eine Zeitersparnis als auch mehr Nachhaltigkeit, da die Papierform entfällt. 
• Optimierte Prozesse: Der gesamte Workflow ist nun schlanker, effizienter, nachvollziehbarer und agiler.
• Qualitätsverbesserung: Die Standardisierung von Bausteinen garantiert eine hohe Qualität, die zentral verwaltet und dadurch den hohen Ansprüchen der Revisionssicherheit gerecht wird.
• Kundenzufriedenheit: Dank schnellerer Bearbeitungszeiten und einer verbesserten Dokumentenqualität profitieren Kundinnen und Kunden von einem erstklassigen Service.
• Zukunftssicherheit: Die einfache Umsetzung neuer Anforderungen und Mehrsprachigkeitsoptionen macht BDO flexibel und bestens gerüstet für zukünftige Herausforderungen.

Die Generierung von Auftragsbestätigungsschreiben kann damit zeit- und ortsunabhängig erfolgen, was ein flexibles und modernes Arbeiten ermöglicht.

Fazit

Die Ablöse des bisherigen Vorgehens durch die BDO DIGITAL Document Factory zeigt, wie moderne Technologien Prozesse optimieren und Unternehmen für die Zukunft stärken können. Mit schlanken, effizienten Workflows, drastisch verkürzten Generierungszeiten sowie einer flexiblen Anpassbarkeit und einem hohen Qualitätsanspruch hat die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft einen weiteren Schritt in Richtung digitaler Transformation gemacht.