Die elektronische Rechnung kommt

Nach langem Hin und Her hat der Bundesrat am 22.03.2024 dem Wachstumschancengesetz zugestimmt, sodass die letzte Hürde im Gesetzgebungsverfahren genommen wurde. Damit wird es ab 2025 Änderungen im Umsatzsteuergesetz geben. Deutschland macht von der Ausnahmegenehmigung der EU-Kommission Gebrauch und überholt die EU-Bestrebungen „VAT in the Digital Age“ – kurz „ViDA), die u. a. ebenfalls elektronische Rechnungen vorsehen werden.

In Deutschland werden ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Bereich verpflichtend. Diese Rechnungen müssen in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und der EU-Norm CEN 16931 entsprechen. Sie werden eine große Anzahl an umsatzsteuerlichen und darüber hinausgehenden Informationen enthalten und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen.

Alternativ dürfen Rechnungsaussteller und -empfänger vereinbaren, andere elektronische Formate zu verwenden, wenn die erforderlichen Informationen daraus richtig und vollständig extrahiert werden können und mit der Norm kompatibel sind. Dazu gehören bspw. X-Rechnungen und solche im ZUGFeRD-Format, aber bei Erfüllung der Kompatibilität können auch EDI-Rechnungen elektronische Rechnungen darstellen. Hybride Formate (bspw. pdf-Dateien mit eingebettetem strukturierten Datensatz) sind zulässig. Sie haben den Vorteil, dass sie lesbar sind, der strukturierte Teil ist für steuerliche Zwecke allerdings führend.

Papierrechnungen sowie Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die die Voraussetzungen für eRechnungen nicht erfüllen, gelten zukünftig als „sonstige Rechnungen“ und werden für inländische B2B-Umsätze nicht mehr zulässig sein.

Umsätze an ausländische Unternehmer und an (meist private) Endkunden im B2C-Bereich fallen nicht in den Anwendungsbereich der eRechnung.

Das Gesetz sieht die Anwendung ab 01.01.2025 verpflichtend vor, definiert allerdings Übergangsfristen. Umsätze bis zum 31.12.2026 dürfen mittels Papierrechnung oder in anderen elektronischen Formaten (dann aber mit Zustimmung des Rechnungsempfängers) fakturiert werden. Unternehmen mit einem Gesamtumsatz unterhalb von 800.000 EUR erhalten eine ein Jahr längere Übergangsfrist bis 31.12.2027. Für das EDI-Verfahren gibt es weitere Erleichterungen, zudem wurden Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen und Fahrscheine definiert.

Trotz dieser Übergangsfristen empfiehlt sich eine frühzeitige Befassung mit dem Thema, da der Empfang von eRechnungen ab 01.01.2025 möglich sein muss. Es besteht kein Rechtsanspruch auf den Erhalt einer pdf- oder Papierrechnung. Die Analyse des Status Quo, insb. der bislang eingesetzten Software und der vorhandenen Rechnungsprozesse, ist dabei der erste Schritt.