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Bauingenieurin B.Sc. und Umweltingenieurin M.Sc., Fachkraft für Arbeitssicherheit, Managerin, Audit & Assurance, Forensic, Risk & Compliance
Bauingenieur, Senior Consultant, Baurevision
Mit den seit dem 1. Januar 2025 geltenden Vorgaben zur E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich ist die elektronische Rechnungsverarbeitung verstärkt in den Mittelpunkt gerückt. Zunächst standen vor allem die technischen, organisatorischen und steuerrechtlichen Voraussetzungen sowie die Umsetzung der regulatorischen Anforderungen im Fokus.
Nun richtet sich der Blick zunehmend auf die praktische Anwendung: Wie bewähren sich E-Rechnungsprozesse im operativen Alltag von Wohnungs- und Immobilienunternehmen, und welche Herausforderungen ergeben sich entlang der gesamten Prozesskette?
Die Einführung der E-Rechnung zählt zu den bedeutenden Digitalisierungsvorhaben in der Immobilienwirtschaft. Viele Unternehmen haben wesentliche technische und organisatorische Voraussetzungen geschaffen und können elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten. Damit ist jedoch nur ein erster Meilenstein erreicht.
Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Potenziale der E-Rechnung entlang des gesamten Prozesses zu erschließen. Erst wenn Daten, Systeme, Prozesse und Beteiligte auch über Unternehmensgrenzen hinweg verlässlich zusammenwirken, entfaltet die E-Rechnung ihren Mehrwert für Transparenz, Effizienz und Prozesssteuerung.
Im Rahmen eines aktuellen Projekts begleitetet BDO die unabhängige Validierung eines bereits eingeführten E-Rechnungsprozesses bei einem Immobilienunternehmen einschließlich der relevanten Schnittstellen zu Tochtergesellschaften. Ziel ist nicht, ausschließlich die technische Funktionsfähigkeit nachzuweisen, sondern die tatsächliche Wirksamkeit des gesamten End-to-End-Prozesses zu bewerten. Analysiert werden Prozessabläufe, Datenflüsse, Freigaben, Schnittstellen, Stammdaten und organisatorische Verantwortlichkeiten.
Im Mittelpunkt stehen dabei die Frage, ob die vorgesehenen Abläufe nicht nur systemseitig eingerichtet sind, sondern auch über Gesellschafts- und Fachbereichsgrenzen hinweg einheitlich angewendet werden. Insbesondere an den Übergängen zwischen Rechnungseingang, fachlicher Prüfung, Freigabe, Buchung und Zahlung zeigt sich, wie eng technische Funktionalität, Datenqualität und organisatorische Verantwortung miteinander verbunden sind.
Die Organisation betrachtet die E-Rechnung dabei nicht als regulatorische Pflichtübung, sondern als Anlass für die kontinuierliche Weiterentwicklung bestehender Prozesse. Die Bereitschaft, den eingeführten Prozess kritisch zu hinterfragen, erweist sich als wesentliche Voraussetzung, um weitere Verbesserungspotenziale zu identifizieren und umzusetzen.
In der öffentlichen Diskussion konzentriert sich die Betrachtung der E-Rechnung häufig auf technische Anforderungen, Datenformate und gesetzliche Vorgaben. Die Erfahrungen aus der Praxis zeigen jedoch ein differenzierteres Bild: Die technische Verarbeitung elektronischer Rechnungen stellt in vielen Unternehmen nicht mehr die größte Hürde dar. Deutlich anspruchsvoller ist die durchgängige Einbindung aller Beteiligten.
Gerade die Immobilienwirtschaft ist von einer Vielzahl externer Akteure geprägt. Handwerks- und Bauunternehmen, Dienstleister, technische Betreiber, Hausmeisterdienste sowie kleinere regionale Fachfirmen weisen sehr unterschiedliche Digitalisierungsgrade auf. Während auf Unternehmensseite häufig moderne ERP- und Workflow-Systeme etabliert sind, reichen die Voraussetzungen bei Geschäftspartnern von vollständig digitalisierten Abläufen bis zu stark papierorientierten Arbeitsweisen.
Der Erfolg eines E-Rechnungsprozesses hängt deshalb nicht allein von der eigenen Systemlandschaft ab. Entscheidend ist, wie gut Geschäftspartner, Tochtergesellschaften und interne Fachbereiche in einen einheitlichen, verbindlichen und nachvollziehbaren Prozess eingebunden werden.
Mit der E-Rechnung stehen rechnungsbezogene Informationen zunehmend in strukturierter und maschinell auswertbarer Form zur Verfügung. Ihr Nutzen reicht damit deutlich über die Buchhaltung und die reine Rechnungsverarbeitung hinaus.
Werden Projektnummern, Kostenstellen, Objektreferenzen, Leistungszeiträume, Zahlungsbedingungen und umsatzsteuerliche Angaben vollständig, einheitlich und korrekt verarbeitet, können die Rechnungsdaten eine belastbare Grundlage für Steuerungs- und Controllingzwecke bilden. Im Rahmen der Analyse zeigten sich insbesondere Potenziale in folgenden Bereichen:
Damit entwickelt sich die E-Rechnung von einem digitalen Dokument zu einer wertvollen Datenquelle für operative und strategische Entscheidungen.
Im untersuchten Projekt lag ein besonderer Fokus auf den Schnittstellen zwischen Gesellschaften, Organisationseinheiten und Systemen. Gerade in der Immobilienwirtschaft bestehen häufig komplexe Unternehmensstrukturen mit Tochtergesellschaften, Beteiligungen und spezialisierten Geschäftsbereichen. Unterschiedliche Systeme, Prozessvarianten und Verantwortlichkeiten können Medienbrüche, Rückfragen und Doppelarbeiten verursachen.
Schnittstellen sind dabei nicht ausschließlich technisch zu verstehen. Neben der Datenübertragung zwischen ERP-, Workflow- und Archivsystemen sind klar definierte Übergaben zwischen Fachbereichen, Gesellschaften und externen Geschäftspartnern entscheidend. Ebenso erforderlich sind eindeutige Zuständigkeiten für Rechnungsprüfung, Freigabe, Klärung und Stammdatenpflege.
Ein erfolgreicher E-Rechnungsprozess entsteht daher nicht allein durch den Einsatz digitaler Rechnungen. Erst wenn Daten konsistent übertragen, nach einheitlichen Standards verarbeitet und von klar geregelten Verantwortlichkeiten begleitet werden, lassen sich die angestrebten Effizienz- und Transparenzgewinne realisieren. Die Harmonisierung von Stammdaten, Freigabelogiken und Prozessstandards gewinnt dabei zunehmend an Bedeutung.
Aus praktischer Sicht lassen sich drei Entwicklungsstufen unterscheiden:
Reifestufe | Charakteristik |
1 | Compliance | Die gesetzlichen und steuerrechtlichen Anforderungen werden erfüllt. E-Rechnungen können regelkonform empfangen, geprüft, verarbeitet und archiviert werden. |
2 | Prozessdigitalisierung | Manuelle Tätigkeiten und Medienbrüche werden reduziert. Digitale Workflows unterstützen die Zuordnung, Prüfung, Freigabe und Buchung von Rechnungen. |
3 | Datenbasierte Steuerung | Strukturierte Rechnungs- und Prozessdaten werden gezielt ausgewertet, um Durchlaufzeiten transparent zu machen, Risiken zu reduzieren und Optimierungspotenziale zu identifizieren. |
Insbesondere in der dritten Stufe liegt ein wesentlicher zukünftiger Nutzen: Die E-Rechnung wird nicht mehr nur verarbeitet, sondern als Bestandteil einer datenbasierten Prozess- und Unternehmenssteuerung genutzt.
Fazit: Der eigentliche Mehrwert beginnt nach der Einführung
Die Einführung der E-Rechnung markiert nicht das Ende eines Digitalisierungsprojekts, sondern den Beginn einer kontinuierlichen Weiterentwicklung von Prozessen und Datenstrukturen. Unternehmen, die ihren E-Rechnungsprozess regelmäßig überprüfen und die verfügbaren Informationen aktiv auswerten, schaffen die Grundlage für mehr Transparenz, bessere Steuerungsinformationen und effizientere Abläufe.
Technische Lösungen allein reichen hierfür nicht aus. Entscheidend sind eine verlässliche Datenqualität, funktionierende technische und organisatorische Schnittstellen sowie die enge Zusammenarbeit aller Beteiligten entlang des gesamten Prozesses.
Gerade in der Immobilienwirtschaft kann die E-Rechnung damit weit mehr sein als ein digitaler Rechnungseingang. Richtig in die Prozess- und Systemlandschaft integriert, entwickelt sie sich zu einer wichtigen Datenquelle für die operative und strategische Unternehmenssteuerung.