Weil Herausforderungen nachhaltige Lösungen benötigen 

Sonderprüfungen der BaFin nach § 44 KWG oder On-Site Inspections / Internal-Model Investigations der EZB (im Folgenden Sonderprüfungen) werden routinemäßig im Rahmen der kontinuierlichen aufsichtlichen Überwachung durchgeführt oder anlassbezogen beauftragt. Sie konzentrieren sich in der Regel auf spezifische Themenschwerpunkte, können jedoch auch die gesamte Organisation des Bankbetriebs betreffen. 

Sonderprüfungen bedeuten für Finanzinstitute häufig eine erhebliche Unsicherheit, da sie große Herausforderungen mit sich bringen. Außerdem werden die einzuhaltenden regulatorischen Rahmenbedingungen immer umfangreicher und Finanzinstitute haben viel zu berücksichtigen, um die Stabilität und Resilienz ihrer Geschäftsorganisation sicherzustellen. 

Der ungefähre Zeitpunkt einer Sonderprüfung kann anhand einiger Aspekte abgeschätzt werden. Anzeichen für eine Fokusprüfung bzw. Nachschauprüfung lassen sich meist ableiten aus  

1. dem individuellen Risikoprofil des Instituts 
2. dem laufenden Austausch des Instituts mit der Aufsichtsbehörde sowie dem Zeitpunkt der letzten Sonderprüfung,
3. den Prüfungsschwerpunkten der Aufsichtsbehörden,
4. Ergebnissen aus IR-Prüfungen oder Jahresabschlussprüfung oder
5. auch aus erheblich geänderten bzw. neuen regulatorische Anforderungen, welche aufwändig in die Abläufe integriert werden müssen.

Ist die Prüfung einmal angekündigt, wird es ambitioniert noch eine GAP-Analyse durchzuführen: der verbleibende Zeitraum für die Ermittlung des Reifegrades, Hebung von Quick-Wins und Planung einer Roadmap zur Schließung der identifizierten Lücken ist extrem kurz. Es ist daher sehr ratsam, bei Verdacht auf eine bevorstehende Sonderprüfung bereits eigene Analysen und Gegenmaßnahme zu starten, um potenziell die Menge und Schwere von Feststellungen aus der Prüfung zu reduzieren. 

Ein unkoordiniertes Vorgehen bei Vorbereitung bzw. Durchführung einer Sonderprüfung kann den Ausgang einer Prüfung verschärfen und dazu führen, dass vermeidbare Feststellungen getroffen werden. Diese müssen anschließend mit einem hohen Aufwand an Implementierung und Kommunikation bis zu einem festgelegten Termin bearbeitet werden. Die Vermeidung von Feststellungen sowie die Abarbeitung identifizierter Lücken verringert nicht nur potenzielle Sanktionen, sondern kann bereits effektiv als Vorbereitung auf die nächste Sonderprüfung gesehen werden und gleichzeitig allgemein die Qualität der Compliance-Strukturen des Finanzinstituts erheblich verbessern. Geschlossene Lücken, bessere Risikoerfassung, verbesserte Kontrollen und eine optimierte Dokumentation tragen dazu bei, schwere Feststellungen zu vermeiden und dabei insgesamt die Resilienz des Instituts nachhaltig zu verbessern – ein Aspekt, der nicht zuletzt durch DORA ein neues Gewicht bekommen hat.

Zielgerichtete Unterstützung der einzelnen Phasen 

BDO unterstützt Sie in jeder Phase der Prüfung. Wir sind mit den aufsichtlichen Erwartungen bestens vertraut und können wertvolle Impulse sowie Best Practices einbringen, um Ihnen zu helfen, sicher durch die Herausforderungen der Sonderprüfung zu navigieren.