Diese Verfahrensordnung regelt das an einen eingegangenen Hinweis anknüpfende Verfahren.
BDO nimmt das Hinweisgebersystem als Frühwarnsystem wahr, um auf potenzielle Risiken in dem eigenen Geschäftsbereich oder der Lieferkette aufmerksam zu werden.
Das Hinweisgebersystem erfüllt sowohl die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG), des Geldwäschegesetzes (GwG), als auch die des Beschwerdeverfahrens nach dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG).
Die Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens wird jährlich und anlassbezogen überprüft. Bei Bedarf werden Anpassungen am Verfahren oder an den erfolgten Präventions- und Abhilfemaßnahmen vorgenommen.
Die Bearbeitung der Hinweise erfolgt durch die interne Meldestelle. Die interne Meldestelle ist bei der Erfüllung ihrer Aufgaben unparteiisch, unabhängig, weisungsfrei und zur Verschwiegenheit sowie zur Wahrung der Rechte der Hinweisgeber und anderer Betroffener verpflichtet.
Die Sachverhaltsaufklärung, Erörterung und Prüfung der eingegangenen Hinweise erfolgen grundsätzlich streng vertraulich. Dies gilt nicht, wenn eine Meldung grob fahrlässig oder vorsätzlich falsch abgegeben wird, oder wenn gesetzliche Auskunftspflichten gegenüber Behörden oder Gerichten zu beachten sind.
Das digitale Hinweisgebersystem ermöglicht die Kommunikation mit den Hinweisgebern über ein anonymes Postfach. Technische Daten, die Rückschlüsse auf die Hinweisgeber zulassen (IP-Adresse, Standortdaten, Gerätespezifikationen etc.), werden von dem System nicht gespeichert. Personenbezogene Daten der Hinweisgeber werden nur dann erhoben, wenn die Hinweisgeber diese Daten im digitalen Hinweisgebersystem angeben. Legen die Hinweisgeber ihre Identität offen oder nennen in sie in ihren Hinweisen andere Personen, so werden diese Informationen bei der weiteren Bearbeitung und Verfolgung der Hinweise vertraulich behandelt.
Nachdem eine Meldung eingegangen ist, wird der Eingang im digitalen Hinweisgebersystem dokumentiert und der internen Meldestelle zugeleitet.
Hinweis: Den Hinweisgebern wird nach Abgabe einer Meldung ein mehrstelliger Code angezeigt. Dieser Code ist sicher aufzubewahren, da der Code benötigt wird, um sich später in das digitale Hinweisgebersystem einzuloggen und das Feedback anzusehen.
Die Hinweisgeber werden umgehend, spätestens innerhalb von sieben Tagen über den Eingang ihrer Meldung informiert.
Die interne Meldestelle befasst sich mit der abgegebenen Meldung, klärt den Sachverhalt auf und ergreift ggf. Folgemaßnahmen.
Als Folgemaßnahmen kann die interne Meldestelle insbesondere interne Untersuchungen durchführen und betroffene Personen sowie betroffene Einheiten kontaktieren, die Hinweisgeber an andere zuständige Stellen verweisen, das Verfahren aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen abschließen oder zwecks weiterer Untersuchungen abgeben an entweder a) eine für interne Ermittlungen zuständige Abteilung oder b) eine zuständige Behörde.
Kommt die interne Meldestelle zu der Überzeugung, dass ein Verstoß vorliegt, wird ein Vorschlag für das weitere Vorgehen einschließlich der Präventions- und Abhilfemaßnahmen erarbeitet. Soweit möglich und erforderlich, werden die Hinweisgeber in diesen Prozess einbezogen.
Spätestens drei Monate nach Bestätigung des Eingangs der Meldung erfolgt eine Rückmeldung an die Hinweisgeber. Diese beinhaltet die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese oder ggf. auch eine begründete Mitteilung, dass der Vorgang nicht verfolgt wird.
Eine Rückmeldung an die Hinweisgeber darf nur erfolgen, wenn dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.
Wenn das Verfahren abgeschlossen ist, werden die Hinweisgeber hierüber informiert.
Die Bearbeitungszeit eines Verfahrens variiert je nach Komplexität des Sachverhaltes und kann daher wenige Tage bis zu mehrere Monate dauern.