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Steuerberaterin, Rechtsanwältin, Partnerin, Tax & Legal
Steuerberater, Partner, Tax & Legal
Senior Manager, German Indirect Tax
Die E-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 fester Bestandteil des deutschen Umsatzsteuerrechts. Mit seinem dritten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 konkretisiert das Bundesministerium der Finanzen (BMF) nun einige Fragen, die sich bei der praktischen Umsetzung ergeben haben. Das Schreiben ergänzt die Verwaltungsanweisungen aus den Jahren 2024 und 2025.
Im Fokus stehen insbesondere Leistungsbeschreibungen, Anzahlungs- und Endrechnungen, Bauleistungen, Rabatte, Rechnungsberichtigungen sowie technische Validierungsfehler. Zudem nimmt das BMF zur Frage möglicher Sanktionen Stellung.
Für Unternehmen zeigt sich damit immer deutlicher: Bei der E-Rechnung kommt es nicht allein auf das richtige Format an. Entscheidend ist die Qualität der strukturierten Rechnungsdaten.
Das BMF konkretisiert die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung. Im strukturierten Teil der E-Rechnung müssen insbesondere Leistungsart, Leistungsumfang, Leistungsgehalt und gegebenenfalls Leistungsort so eindeutig abgebildet bzw. ermittelbar sein, dass die steuerliche Behandlung der Leistung geprüft werden kann.
Nicht jedes Detail muss jedoch strukturiert angegeben werden. Ergänzende Informationen, beispielsweise detaillierte Stundennachweise, können weiterhin in einem eingebetteten Anhang übermittelt werden.
Damit wird das Mapping der Rechnungsinformationen aus ERP- und Vorsystemen in die Felder der EN 16931 zu einem zentralen Compliance-Thema. Das BMF empfiehlt hierzu ausdrücklich die von KoSIT und FeRD entwickelte Zuordnungstabelle der umsatzsteuerlichen Pflichtangaben zu den Business Terms (BT) und Business Groups (BG).
Für Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen schafft das BMF weitere Klarheit. Besonders praxisrelevant sind die Erleichterungen bei Endrechnungen.
Bis zum 30. Juni 2030 akzeptiert die Finanzverwaltung unter bestimmten Voraussetzungen vereinfachte technische Lösungen für die Darstellung bereits vereinnahmter Teilentgelte. Die Absetzung kann beispielsweise zusammengefasst über das Feld „BT-113 („Paid amount“)“ erfolgen und durch weitere Informationen im Freitextfeld „BT-22 („Invoice note“)“ ergänzt werden. Alternativ können Detailinformationen unter den genannten Voraussetzungen in einem eingebetteten Anhang dargestellt werden.
Unternehmen sollten die verlängerte Übergangsphase nutzen, um ihre Abrechnungs- und ERP-Prozesse dauerhaft auf die strukturierten Anforderungen auszurichten.
Auch für in der Praxis bzw. technisch schwer abbildbare Sachverhalte enthält das BMF wichtige Erleichterungen.
Bei Bauleistungen können derzeit im strukturierten Teil grundsätzlich die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen angegeben werden. Das detaillierte Leistungsverzeichnis kann in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage übermittelt werden, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist. Zusätzlich kann das Leistungsverzeichnis beispielsweise als strukturierte Datei nach dem GAEB-Standard übermittelt werden.
Auch bei Boni, Skonti und Rabatten schafft das BMF Erleichterungen. Ist eine Entgeltminderung im Voraus vereinbart und noch nicht im Entgelt berücksichtigt, muss grundsätzlich in der Rechnung auf die Vereinbarung hingewiesen werden. Bei einer schriftlich abgeschlossenen Entgeltminderungsvereinbarung wird es jedoch nicht beanstandet, wenn der Hinweis lediglich in allgemeiner Form erfolgt, sofern die zugrunde liegenden Dokumente kurzfristig vorgelegt sowie leicht und eindeutig geprüft werden können. Ändert sich die Vereinbarung erst nach Ausstellung der Rechnung, ist keine Rechnungsberichtigung erforderlich.
Für Bruttopreisrechnungen sieht das BMF ebenfalls eine Übergangslösung vor. Da für XRechnung und ZUGFeRD derzeit kein Bruttorechnungs-Format verfügbar ist, gilt unter den näher beschriebenen Voraussetzungen eine Nichtbeanstandungsregelung für E-Rechnungen, die bis zum 31. Dezember 2027 ausgestellt werden. Dabei können im strukturierten Teil zusammengefasste Angaben verwendet werden, während die erforderlichen Einzelpositionen in einer eingebetteten, menschenlesbaren Anlage enthalten sind.
Eine wichtige Klarstellung betrifft Geschäftsregelfehler.
Das BMF unterscheidet ausdrücklich zwischen technischer und umsatzsteuerlicher Betrachtung. Ein Geschäftsregelfehler führt nur dann zu einem umsatzsteuerlichen Inhaltsfehler, wenn davon eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betroffen ist. Eine Datei mit einem Geschäftsregelfehler kann daher umsatzsteuerlich grundsätzlich weiterhin eine E-Rechnung darstellen, sofern kein Formatfehler vorliegt und die steuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig enthalten sind.
Für Unternehmen bedeutet dies: Ein technischer Fehler im Validierungsbericht ist nicht automatisch ein steuerlicher Rechnungsfehler. Die Validierungs- und Kontrollprozesse sollten diese Unterscheidung abbilden.
Eine besonders wichtige Klarstellung betrifft die Sanktionsfrage: Wird trotz bestehender Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung stattdessen eine sonstige Rechnung ausgestellt, stellt dies nach Auffassung des BMF keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG dar.
Dies bedeutet jedoch keine generelle Entwarnung. Das Rechnungsformat bleibt für die umsatzsteuerliche Ordnungsmäßigkeit relevant. Die bisherigen Verwaltungsanweisungen enthalten hierzu insbesondere Regelungen zum Vorsteuerabzug und zur Berichtigung nicht ordnungsgemäßer Rechnungen.
Neben den hier dargestellten wesentlichen Aussagen enthält das dritte BMF-Schreiben weitere praxisrelevante Hinweise, unter anderem zur Rechnungsberichtigung, zu Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen sowie zu Übergangsregelungen und besonderen Fallkonstellationen (Gutgläubigkeitsschutz im Massengeschäft, zum Verhältnis zwischen den umsatzsteuerlichen Vorgaben und der E-Rechnungsverordnung bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber sowie zu Gebührenbescheiden). Einzelheiten hierzu erläutern wir in einem weiteren Insight.
Mit dem dritten BMF-Schreiben verschiebt sich der Fokus weiter von der reinen Formatfrage hin zur Qualität und steuerlich richtigen Strukturierung der Rechnungsdaten.
Unternehmen sollten insbesondere überprüfen:
Die Klarstellungen zeigen erneut: Die E-Rechnung ist weit mehr als ein IT- oder Formatprojekt. Steuerrechtliche Anforderungen, Prozesse und Systemlandschaft müssen ineinandergreifen.
BDO unterstützt Unternehmen bei der umsatzsteuerlichen Analyse ihrer E-Rechnungsprozesse, der Überprüfung des Mappings auf EN 16931, XRechnung und ZUGFeRD, der Beurteilung von Sonderfällen sowie der Ausgestaltung steuerlich geeigneter Validierungs- und Kontrollprozesse.
Dabei verstehen wir die E-Rechnung nicht allein als regulatorische Verpflichtung. Richtig umgesetzt bietet sie die Chance, Rechnungsprozesse stärker zu automatisieren, zu standardisieren und zukunftssicher aufzustellen.