E-Rechnungspflicht 2027:

Welche Unternehmen betroffen sind – und wie Sie sich jetzt vorbereiten

Die Einführung der E-Rechnung gehört zu den größten Veränderungen im Rechnungswesen der vergangenen Jahre. Viele Unternehmen wissen bereits, dass sie künftig elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten müssen. Gleichzeitig stellen sich zahlreiche praktische Fragen: Wie betrifft uns die E-Rechnungspflicht? Welche Fristen gelten? Welche Prozesse müssen angepasst werden? Und wie gelingt die Einführung möglichst effizient?

Die gute Nachricht: Mit einer strukturierten Vorbereitung wird aus der gesetzlichen Verpflichtung ein gut planbares Transformationsprojekt. BDO begleitet Unternehmen dabei – von der ersten Einordnung über die technische und steuerliche Umsetzung bis zur erfolgreichen Integration in bestehende Prozesse.

Weil die E-Rechnung weit mehr ist als ein neues Dateiformat

Die E-Rechnung ist mehr als ein Dateiformat – sie ist der Abschied vom digitalen Papierdenken. Eine elektronische Rechnung im gesetzlichen Sinne besteht aus strukturierten Datensätzen, die von IT-Systemen automatisiert verarbeitet werden können. Dadurch entsteht die Grundlage für effizientere Abläufe, weniger Medienbrüche und eine stärkere Digitalisierung von Finanzprozessen.

Gleichzeitig verändert die Einführung nicht nur die Rechnung selbst. Auch Prozesse im Einkauf, in der Buchhaltung, im Steuerbereich und in der IT müssen aufeinander abgestimmt werden. Bisherige Möglichkeiten der Datenüberleitung wie Lesen / Ausdrucken und Abtippen fallen weg.

Die E-Rechnung ist kein reines IT-Projekt. Sie betrifft die verschiedenen Fachabteilungen wie z. B. Buchhaltung, IT oder auch Einkauf, Prozesse und Compliance gleichermaßen.

Weil nahezu jedes im Inland ansässige Unternehmen betroffen sein wird

Viele Verantwortliche fragen sich zunächst, ob ihr Unternehmen überhaupt unter die E-Rechnungspflicht fällt.

Grundsätzlich gilt diese für:

Unternehmen im B2B-Bereich aller Rechtsformen, z. B.
- Kapitalgesellschaften
- Personengesellschaften
- Einzelunternehmen
Freiberuflerinnen und Freiberufler
Öffentliche Unternehmen

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens EUR 800.000 gelten verlängerte Übergangsfristen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 wird die elektronische Rechnung jedoch zum verbindlichen Standard im B2B-Geschäftsverkehr.

Langfristig wird die elektronische Rechnung jedoch zum Standard im Geschäftsverkehr.

Weil Vorbereitung heute Zeit und Aufwand spart

Die eigentliche Herausforderung liegt selten im Empfang und dem Versand der E-Rechnung.

Vielmehr stellen sich Fragen wie:

Sind unsere ERP-Systeme vorbereitet?
Können strukturierte Rechnungsformate (ZUGFeRD, XRechnung, weitere EN 16931 konforme Formate, etc.) verarbeitet werden?
Sind Stammdaten vollständig?
Müssen Freigabeprozesse angepasst werden?
Welche Kommunikationswege werden künftig genutzt?
Sind Rollen und Verantwortlichkeiten klar definiert?
Ist unsere Archivierung GoBD-konform?
Welche Auswirkungen ergeben sich für Einkauf und Vertrieb?
Habe ich zukünftige Entwicklungen, wie die Erweiterung der E-Rechnungspflicht durch „ViDA-VAT in the Digital Age“ mitbedacht?

Unternehmen, die diese Fragen frühzeitig beantworten, schaffen die Grundlage für eine reibungslose Einführung.

Weil die E-Rechnung neue Chancen eröffnet

Die gesetzliche Verpflichtung ist häufig der Auslöser.

Der eigentliche Mehrwert entsteht jedoch durch die Digitalisierung der Prozesse.

Dazu gehören beispielsweise:

automatisierte Rechnungsverarbeitung
kürzere Durchlaufzeiten
geringere Fehlerquoten
bessere Datenqualität
mehr Transparenz
geringerer manueller Aufwand

Damit entwickelt sich die E-Rechnung vom Compliance-Thema zum Baustein einer modernen Finance-Organisation.

Weil erfolgreiche Projekte interdisziplinär gedacht werden

Die Einführung gelingt besonders dann, wenn Steuerfunktion, Buchhaltung, Einkauf, IT und weitere betroffene Fachabteilungen frühzeitig zusammenarbeiten.

BDO vereint steuerliche Expertise, Prozessberatung und technologische Umsetzung in einem integrierten Beratungsansatz. Dadurch können rechtliche Anforderungen, ERP-Systeme und operative Prozesse gemeinsam betrachtet werden. So entsteht eine Lösung, die nicht nur gesetzliche Vorgaben erfüllt, sondern sich auch nachhaltig in bestehende Abläufe integriert.

So unterstützt BDO Unternehmen bei der Einführung der E-Rechnung

Je nach Ausgangssituation begleiten wir Unternehmen unter anderem bei:

Einordnung der gesetzlichen Anforderungen
Analyse der bestehenden Prozesse
Readiness-Assessment
ERP- und Systemanalyse
Auswahl geeigneter Rechnungsformate
GoBD-konformer Archivierung
Projektsteuerung und Change Management
Schulung von Mitarbeitenden

Unser Ziel ist nicht nur die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern eine Lösung, die dauerhaft Mehrwert schafft.

Die E-Rechnung erfolgreich einführen – mit BDO an Ihrer Seite

Ob erste Orientierung, Readiness-Check oder Umsetzung in bestehenden Systemlandschaften: Unsere Expertinnen und Experten unterstützen Sie dabei, die E-Rechnung effizient, rechtssicher und zukunftsorientiert einzuführen.