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Eine E-Rechnung wird im sog. EN 16931-Format strukturiert elektronisch ausgestellt, übermittelt und empfangen. Darüber hinaus ermöglicht dieses Format eine elektronische Verarbeitung der E-Rechnung. Dank ihres digitalen Formats lässt sich die Rechnung direkt und ohne Umwege bspw. in ein ERP-System importieren und dort automatisch verarbeiten.
Grundsätzlich erfüllen die folgenden Formate die Anforderungen der EN 16931 Norm:
- ZUGFeRD,
- XRechnung und
- weitere elektronische Formate, die der Norm entsprechen oder mit dieser interoperabel sind.
Andere Rechnungsformen, bspw. die klassische PDF-Rechnung als E-Mail-Anhang oder auch die Papierrechnung sind keine E-Rechnung. Sie gelten als sonstige Rechnungen und sind bspw. im B2C-Bereich weiterhin möglich.
Erbringt ein in Deutschland ansässiges Unternehmen eine im Inland steuerbare Leistung (Lieferung oder Dienstleistung) an ein anderes deutsches Unternehmen, ist eine E-Rechnung auszustellen, sofern die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist.
Dies gilt auch für im Ausland ansässige Unternehmerinnen und Unternehmer, sofern eine deutsche feste Niederlassung (Betriebstätte) an dem Umsatz beteiligt ist.
Lediglich für Kleinbetragsrechnungen bzw. Fahrausweise, welche als Rechnung dienen, besteht eine Ausnahmeregelung von der Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung. Auch Kleinunternehmen sind von der Pflicht der Ausstellung einer E-Rechnung befreit, haben aber deren Empfang sicherzustellen.
Für Unternehmen mit einem Gesamtumsatz unter TEUR 800 verlängert sich die Übergangsfrist bis Ende 2027. Die verlängerte Übergangsfrist gilt ebenfalls für sog. EDI-Rechnungen.
Die Zeit drängt: Da Softwareumstellungen und Prozessanpassungen meist mehrere Monate dauern, ist die verbleibende Zeit sehr knapp bemessen. Unternehmerinnen und Unternehmer müssen ihre ERP-Systeme und Rechnungsprogramme umgehend auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten. Eine zeitnahe Umsetzung wird dringend empfohlen!
Wer die Umstellung verschläft oder sie auf eine rein technische Pflichtaufgabe reduziert, verpasst eine riesige Chance. Gehen Sie die Prozessanpassung ganzheitlich an: Analysieren Sie umgehend die Abläufe in Einkauf, Vertrieb und Buchhaltung. Vereinheitlichen Sie diese Prozesse digital und berücksichtigen Sie dabei schon jetzt die künftigen ViDA Reportingpflichten. So wandeln Sie den Zeitdruck bei der Umsetzung Ihrer gesetzlichen Pflichten in einen nachhaltigen Wettbewerbs und Kostenvorteil.
BDO unterstützt Sie hierbei gerne mit einem auf Ihre Bedürfnisse maßgeschneiderten Angebot. Wir sind Ihr Partner von der Strategie bis zur Umsetzung und bieten eine E-Rechnungslösung für die nahtlose elektronische Rechnungsstellung:
