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Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung von E-Rechnungen gelten derzeit noch Übergangsregelungen. Für viele Unternehmen wird es deshalb spätestens ab 2027 konkret: Die bisherigen Rechnungsprozesse lassen sich nicht einfach unverändert fortführen. Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt für die Ausstellung von E-Rechnungen eine verlängerte Übergangsregelung bis Ende 2027.
Wer die E-Rechnung bislang vor allem als gesetzliche Verpflichtung betrachtet hat, sollte deshalb jetzt den nächsten Schritt gehen:
von der Vorbereitung in die Umsetzung.
Die entscheidende Frage lautet nicht mehr nur:
„Sind wir von der E-Rechnung betroffen?“
Sondern:
„Sind unsere Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten bereit für die E-Rechnung?“
Eine E-Rechnung verändert nicht lediglich das Erscheinungsbild einer Rechnung. Entscheidend ist ihr strukturierter Datensatz, der eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht. Damit kann die E-Rechnung zum Ausgangspunkt für stärker automatisierte und medienbruchfreie Rechnungsprozesse werden.
Das macht die Einführung zu einem Thema, das mehrere Unternehmensbereiche betrifft:
Die E-Rechnung ist damit kein reines IT-Projekt. Sie liegt an der Schnittstelle von Tax, Finance, IT und Geschäftsprozessen.
Am Anfang sollte eine Bestandsaufnahme stehen.
Wie werden Eingangsrechnungen heute empfangen? Wie werden sie geprüft, freigegeben, kontiert und verbucht? Wie werden Ausgangsrechnungen erstellt und versendet? Welche Systeme sind beteiligt? An welchen Stellen werden Daten manuell übertragen?
Dabei reicht es nicht, nur die Standardprozesse zu betrachten. Auch Sonderfälle sollten frühzeitig identifiziert werden – beispielsweise Gutschriften, Anzahlungs- und Abschlagsrechnungen oder Sammelrechnungen.
Eine solche Prozessaufnahme schafft Transparenz und zeigt, wo Medienbrüche, manuelle Arbeitsschritte oder unnötige Schleifen bestehen.
Ziel sollte nicht sein, den bisherigen Prozess lediglich elektronisch abzubilden. Die Einführung der E-Rechnung bietet die Chance, Prozesse grundsätzlich zu hinterfragen und effizienter zu gestalten.
Seit 2025 müssen Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Technisch kann dafür beispielsweise ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Damit ist allerdings noch kein effizienter digitaler Rechnungsprozess geschaffen.
Die entscheidende Frage lautet vielmehr:
Kann die bestehende Systemlandschaft E-Rechnungen tatsächlich verarbeiten?
Zu prüfen sind unter anderem:
Dabei sollte die technische Betrachtung immer gemeinsam mit den fachlichen Anforderungen erfolgen. Denn ein System kann technisch in der Lage sein, strukturierte Rechnungsdaten zu verarbeiten – ohne dass die dahinterliegenden Prozesse bereits sinnvoll aufgesetzt sind.
Der Empfang einer E-Rechnung ist deshalb nur der erste Schritt. Entscheidend ist die durchgängige Verarbeitung.
Neben Prozessen und IT müssen die steuerlichen Anforderungen von Anfang an berücksichtigt werden.
Dazu gehört zunächst die Frage, welche Geschäftsprozesse und Rechnungen konkret betroffen sind. Ebenso relevant sind die geltenden Übergangsregelungen sowie die Anforderungen an zulässige E-Rechnungsformate und die Verarbeitung der darin enthaltenen Daten.
Auch Sonderfälle sollten betrachtet werden.
Hinzu kommen Anforderungen an die Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit. Der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist grundsätzlich in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren und muss während der Aufbewahrungsfrist in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben.
Tax und IT sollten deshalb nicht nacheinander, sondern gemeinsam auf das E-Rechnungsprojekt schauen.
So lassen sich technische Entscheidungen treffen, die auch den steuerlichen Anforderungen entsprechen.
Eine technische Lösung allein macht noch keinen funktionierenden E-Rechnungsprozess.
Deshalb sollte frühzeitig geklärt werden:
Wer trägt die Gesamtverantwortung?
Und:
Gerade weil die E-Rechnung verschiedene Unternehmensbereiche betrifft, besteht ansonsten die Gefahr, dass Verantwortlichkeiten zwischen Finance, Tax und IT verteilt sind – ohne dass jemand den Gesamtprozess im Blick behält.
Ein klar definiertes Projektteam und eindeutige Zuständigkeiten schaffen hier die notwendige Verbindlichkeit.
Eingang →
Prüfung →
Freigabe →
Buchung →
Archivierung
Dabei sollten neben Standardfällen auch unterschiedliche Formate, Schnittstellen und Fehlerfälle berücksichtigt werden.
Besonders wichtig sind die Übergänge zwischen den einzelnen Systemen und Prozessschritten. Denn genau dort können Probleme entstehen, die bei einer isolierten Betrachtung einzelner Systeme nicht sichtbar werden.
Auch die beteiligten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten in die Testphase einbezogen werden. Denn ein technisch funktionierender Prozess muss auch im Arbeitsalltag praktikabel sein.
Die Einführung der E-Rechnung ist zweifellos mit Aufwand verbunden. Gleichzeitig eröffnet sie Unternehmen die Möglichkeit, bestehende Rechnungsprozesse grundlegend weiterzuentwickeln.
Weniger manuelle Dateneingaben, weniger Medienbrüche, schnellere Verarbeitung und eine bessere Datenqualität können dabei ebenso im Fokus stehen wie die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht:
„Wie erfüllen wir die neue Vorgabe?“
Sondern:
„Wie können wir die neue Vorgabe nutzen, um unsere Rechnungsprozesse besser zu machen?“
Wer mit der Einführung der E-Rechnung bislang noch nicht begonnen hat, sollte jetzt nicht nur die gesetzlichen Anforderungen betrachten, sondern einen konkreten Umsetzungsplan entwickeln.
Die wichtigsten Fragen dabei sind:
1. Wo stehen wir heute?
Welche Prozesse und Systeme sind betroffen?
2. Wo müssen wir anpassen?
Welche technischen, steuerlichen und organisatorischen Veränderungen sind notwendig?
3. Wer ist verantwortlich?
Sind Zuständigkeiten und Entscheidungswege geklärt?
4. Wie testen wir?
Sind Standard-, Sonder- und Fehlerfälle berücksichtigt?
5. Wie kommen wir zum Go-live?
Gibt es einen realistischen Zeit- und Maßnahmenplan?
Wer diese Fragen strukturiert beantwortet, schafft die Grundlage für eine E-Rechnung, die nicht nur rechtssicher, sondern auch effizient funktioniert.
Die Einführung der E-Rechnung verbindet steuerliche, technische und prozessuale Fragestellungen. BDO unterstützt Unternehmen dabei, diese Perspektiven zusammenzuführen – von der Analyse der bestehenden Prozesse über die Konzeption bis zur Umsetzung.
Die E-Rechnung kommt. Jetzt wird es konkret.
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