E-Rechnungspflicht in Deutschland ab 2027

Anforderungen, Fristen und erfolgreiche Umsetzung

Person dürck auf Taste mit der Aufschrift E-Rechnung

Weil Unternehmen die verbleibende Zeit bis zur verpflichtenden Einführung der E-Rechnung nutzen sollten.

Die E‑Rechnungspflicht in Deutschland bringt neue regulatorische, technische und organisatorische Anforderungen mit sich. Viele Unternehmen fragen sich derzeit: Bin ich betroffen? Welche Fristen gelten? Welche Systeme und Prozesse sind anzupassen und wie lässt sich Compliance sicherstellen? Unternehmen sollten jetzt die Chance ergreifen, Prozesse, Systeme und Datenstrukturen gezielt anzupassen, Risiken frühzeitig zu reduzieren und gleichzeitig Potenziale, wie z. B. die Digitalisierung von Geschäftsabläufen, die Modernisierung von Finanzprozessen und die nachhaltige Reduktion manueller Aufwände, sinnvoll zu nutzen. 

BDO unterstützt Sie dabei, die Anforderungen der E-Rechnungspflicht effizient, rechtskonform und zukunftssicher umzusetzen.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die maschinell verarbeitet werden kann und den Anforderungen der europäischen Norm EN 16931 entspricht.

Im Unterschied zu klassischen PDF-Rechnungen enthält eine E-Rechnung strukturierte Datensätze, die automatisiert verarbeitet, validiert und archiviert werden können. Dadurch lassen sich Rechnungsprüfung, Freigabeprozesse und Buchungsvorgänge deutlich effizienter gestalten und sogar automatisieren.

Zu den wichtigsten E-Rechnungsformaten zählen:

  • XRechnung
  • ZUGFeRD
  • weitere EN-16931-konforme Formate

Eine reine PDF-Datei gilt künftig grundsätzlich nicht mehr als gesetzeskonforme E-Rechnung.

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle Unternehmen, die steuerbare B2B-Leistungen in Deutschland erbringen. Besonders relevant ist die Umstellung für mittelständische Unternehmen, international tätige Konzerne sowie Organisationen mit komplexen ERP-Landschaften oder hohem Rechnungsvolumen. Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, bestehende Rechnungslegungsprozesse und Datenstrukturen an die neuen regulatorischen Anforderungen anzupassen. Gerade historisch gewachsene Systemlandschaften erschweren häufig eine schnelle und standardisierte Umsetzung.

Die Einführung der E-Rechnung erfolgt schrittweise.

  • Seit 1. Januar 2025
    Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
  • Ab 1. Januar 2027
    Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als EUR 800.000 müssen E-Rechnungen verpflichtend ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028
    Die E-Rechnungspflicht gilt grundsätzlich für nahezu alle inländischen B2B-Umsätze.
  • Ab 1. Juli 2030
    Die E-Rechnungspflicht wird auf EU-Transaktionen, wie innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe, erweitert.

Zusätzlich werden digitale Meldepflichten im Rahmen der europäischen Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) eingeführt, welche die bisherige Zusammenfassende Meldung ersetzen sollen.

Die verbleibende Zeit kann von Unternehmen aktiv genutzt werden, um Prozesse, Systeme und Datenstrukturen rechtzeitig anzupassen und mögliche Risiken frühzeitig zu minimieren. Dabei ergeben sich Möglichkeiten, Geschäftsabläufe zu digitalisieren und zu modernisieren.

Person mit digitaler Checkliste

Checkliste E-Rechnungspflicht: Ist Ihr Unternehmen vorbereitet?

Die Einführung der E-Rechnungspflicht betrifft weit mehr als die Buchhaltung. Häufig sind auch Einkauf, Vertrieb, Stammdatenmanagement, Steuerfunktion, Dokumentenmanagement und IT betroffen.

Mit dieser Checkliste erhalten Sie einen ersten Überblick über die wichtigsten Handlungsfelder.

1. Betroffenheit prüfen

Analysieren Sie, welche Gesellschaften, Geschäftsbereiche und Transaktionen von der E-Rechnungspflicht betroffen sind.

2. Fristen bewerten

Prüfen Sie, welche gesetzlichen Fristen für Ihr Unternehmen gelten und wann konkreter Handlungsbedarf besteht.

3. Rechnungsprozesse dokumentieren

Erfassen Sie bestehende Rechnungseingangs- und Rechnungsausgangsprozesse und identifizieren Sie manuelle Arbeitsschritte sowie Medienbrüche.

4. ERP- und Systemlandschaft analysieren

Bewerten Sie, welche Systeme heute für die Erstellung, Verarbeitung und Archivierung von Rechnungen genutzt werden.

5. Datenqualität sicherstellen

Prüfen Sie, ob Kunden-, Lieferanten- und Steuerdaten vollständig, aktuell und konsistent gepflegt werden.

6. Geeignete Rechnungsformate definieren

Legen Sie fest, welche Formate künftig unterstützt werden sollen, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD.

7. Archivierung überprüfen

Stellen Sie sicher, dass elektronische Rechnungen revisionssicher und GoBD-konform archiviert werden können.

8. Automatisierungspotenziale identifizieren

Nutzen Sie die Einführung der E-Rechnung, um bestehende Prozesse zu digitalisieren und manuelle Tätigkeiten zu reduzieren.

9. Betroffene Unternehmensbereiche identifizieren und einbinden

Prüfen Sie frühzeitig, welche Bereiche von der Einführung der E-Rechnung betroffen sind. Neben Buchhaltung und Steuerfunktion betrifft die Umstellung häufig auch Einkauf, Vertrieb, Stammdatenmanagement, IT, Dokumentenmanagement und Compliance-Funktionen.

10. Zukunftsfähige Lösung auswählen

Berücksichtigen Sie bereits heute zukünftige Anforderungen wie ViDA, digitale Meldepflichten und weitere europäische Entwicklungen.

Beantworten Sie die folgenden Fragen mit „Ja“ oder „Nein“: 

  • Können Sie bereits strukturierte E-Rechnungen empfangen?
  • Können Sie EN-16931-konforme E-Rechnungen erzeugen?
  • Sind Ihre ERP-Systeme auf E-Invoicing vorbereitet?
  • Ist Ihre Archivierung revisionssicher ausgestaltet?
  • Sind Ihre Stammdaten ausreichend gepflegt?
  • Sind Ihre Rechnungsprozesse dokumentiert?
  • Haben Sie die Auswirkungen von ViDA bereits bewertet?
  • Existiert ein Umsetzungsprojekt mit Verantwortlichkeiten und Zeitplan?

Wenn Sie mehrere Fragen mit „Nein“ beantworten, empfiehlt sich eine frühzeitige Analyse Ihrer Prozesse und Systeme.

Welche Unternehmensbereiche sind von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Die E-Rechnungspflicht wird häufig als reines Buchhaltungs- oder Steuerprojekt wahrgenommen. In der Praxis betrifft die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse jedoch zahlreiche Bereiche eines Unternehmens.

Je nach Organisationsstruktur können unter anderem folgende Funktionen eingebunden sein.

  • Finanzbuchhaltung und Accounting
  • Steuerfunktion und Tax Compliance
  • Einkauf und Procure-to-Pay-Prozesse
  • Vertrieb und Order-to-Cash-Prozesse
  • Stammdatenmanagement
  • IT und ERP-Management
  • Dokumentenmanagement und Archivierung
  • Compliance und Internal Control System (ICS)

Warum ein ganzheitlicher Blick entscheidend ist

Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht ausschließlich als Buchhaltungsprojekt betrachten, unterschätzen häufig den tatsächlichen Umsetzungsaufwand.

Eine erfolgreiche Einführung erfordert in der Regel die Zusammenarbeit verschiedener Fachbereiche. Je früher die betroffenen Funktionen eingebunden werden, desto effizienter lassen sich regulatorische Anforderungen umsetzen und Potenziale zur Prozessautomatisierung nutzen.

Die Einführung elektronischer Rechnungsprozesse betrifft häufig die gesamte Prozess- und Systemlandschaft eines Unternehmens. Neben regulatorischen Anforderungen müssen bestehende Abläufe technisch, organisatorisch und operativ angepasst werden.

Typische Herausforderungen sind:

  • gewachsene ERP-Strukturen
  • individuelle Schnittstellen
  • uneinheitliche Datenstrukturen und Kombination mehrerer Vorsysteme
  • manuelle Rechnungsprozesse
  • internationale Compliance-Anforderungen
  • fehlende Systemkompatibilitäten

Gleichzeitig steigt der Druck, Rechnungsprozesse effizienter und einfacher zu gestalten und manuelle Aufwände nachhaltig zu reduzieren.

Die technische Umsetzung der E-Rechnung erfordert weit mehr als eine reine Formatumwandlung. Unternehmen benötigen Lösungen für die Erstellung, Validierung, Übermittlung und revisionssichere Archivierung elektronischer Rechnungen.

Besonders relevant ist dabei die Integration in bestehende ERP- und Buchhaltungssysteme wie:

  • SAP
  • Microsoft Dynamics
  • Oracle
  • DATEV
  • individuelle ERP-Landschaften

Eine moderne E-Rechnungs-Lösung sollte sich flexibel in bestehende Prozesse integrieren lassen und gleichzeitig zukünftige regulatorische Anforderungen berücksichtigen.

Mit der europäischen Initiative „VAT in the Digital Age“ (ViDA) plant die EU zusätzliche digitale Meldepflichten und Echtzeit-Reporting-Anforderungen, welche ab dem 1. Juli 2030 zum Tragen kommen. Unternehmen mit internationalen Geschäftsbeziehungen sollten daher frühzeitig prüfen, wie bestehende Prozesse und Systeme auf zukünftige europäische Anforderungen vorbereitet werden können. Wer bereits heute in skalierbare und standardisierte E-Invoicing-Prozesse investiert, schafft die Grundlage für langfristige Compliance und höhere Prozesssicherheit.

Warum Unternehmen jetzt handeln sollten

Viele Unternehmen unterschätzen den Aufwand der Umstellung auf die E-Rechnung. Die Einführung betrifft nicht nur die Buchhaltung, sondern unter anderem auch Einkauf, Vertrieb, Stammdatenmanagement, Archivierung und steuerliche Prozesse. 

Zusätzlich entstehen Risiken bei verspäteter Umsetzung: Fehlerhafte Rechnungsformate, Verzögerungen im Rechnungsaustausch, Probleme und Risiken beim Vorsteuerabzug, erhöhte manuelle Aufwände, Compliance-Risiken. 

Je näher die gesetzlichen Fristen rücken, desto stärker wird es zudem zu Ressourcenengpässen bei IT- und Implementierungsprojekten kommen.

E-Rechnung als Chance zur Prozessoptimierung

Die Einführung der E-Rechnung ist nicht nur ein Compliance-Projekt, sondern ein wichtiger Schritt der Digitalisierung von Unternehmen und Prozessen. Unternehmen können die Umstellung nutzen, um Finanzprozesse nachhaltig zu automatisieren und effizienter aufzustellen.

Durch moderne E-Rechnungs-Prozesse lassen sich: Fehlerquoten reduzieren, Rechnungsdurchlaufzeiten verkürzen, Datenqualität verbessern, Transparenz erhöhen, manuelle Tätigkeiten reduzieren, Zahlungsprozesse beschleunigen.

Dadurch wird die E-Rechnung zu einem wichtigen Baustein der digitalen Finanzfunktion.

Mit BDO die E-Rechnungspflicht effizient und zukunftssicher umsetzen

Unternehmen müssen die Einführung der E-Rechnungspflicht nicht allein bewältigen. BDO verfügt bereits heute über skalierbare und praxiserprobte E-Rechnungs-Lösungen, mit denen Unternehmen die regulatorischen Anforderungen effizient und zukunftssicher umsetzen können. Die Lösung von BDO fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen ERP-Systemen, künftig erwarteten Plattformen sowie Archivierungs- und Reporting-Systemen. Dadurch lassen sich elektronische Rechnungsprozesse automatisieren, Compliance-Anforderungen zuverlässig erfüllen und bestehende Systemlandschaften effizient erweitern. Durch den Einsatz der BDO Schnittstellen-Lösung als eigenständige Komponente werden zukünftige Anpassungen in der IT-Architektur durch klare Funktionstrennung nicht zusätzlich verkompliziert. Vielmehr stellt sie einen flexiblen und wertvollen Baustein innerhalb einer funktionalen Gesamtlösung dar. 

Je nach Unternehmensgröße, Rechnungsvolumen und Integrationsanforderungen bietet BDO unterschiedliche Leistungsmodelle – von schlanken Lösungen bis hin zu komplexen Enterprise-Integrationen mit internationalen Anforderungen. 

Der Fokus liegt dabei auf regulatorischer Compliance, ERP-Integration, Prozessautomatisierung, GoBD-konformer Archivierung, internationaler Skalierbarkeit, Zukunftssicherheit im Hinblick auf ViDA und weitere europäische Anforderungen.

Sind Ihre Prozesse bereits auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet?

BDO unterstützt Sie dabei, Ihre Ausgangssituation gezielt zu bewerten und bietet Ihnen dafür passgenaue Lösungsansätze: von der strukturierten Analyse Ihrer Prozesse, Systeme und Risiken bis hin zur Umsetzung. So schaffen Sie die Grundlage, um die E‑Rechnungspflicht effizient, rechts- und zukunftssicher zu erfüllen.

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FAQ zur E-Rechnungspflicht

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Eva Sareiter

Eva Sareiter

Steuerberaterin, Rechtsanwältin, Partnerin, Tax & Legal
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