Mobiles Arbeiten – auch über die Landesgrenzen hinaus – ist ein Trend, der uns so schnell nicht mehr verlassen wird. Sei es das Arbeiten vom ausländischen Wohnsitz, eine Workation, eine Mitarbeiterentsendung ins Ausland oder die Beschäftigung einer ausländischen Fachkraft – es gibt viele Herausforderungen, die Unternehmen und ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beachten müssen. Eine ausreichende Vorbereitung seitens Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber ist essenziell – sonst drohen weitreichende Konsequenzen. Innovative Lösungen und Prozesse helfen, gesetzliche, bürokratische, kulturelle und technologische Hürden zu überwinden.
Zeiten, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 40 Jahre im gleichen Unternehmen in ihrer Heimatstadt arbeiten, jeden Tag das gleiche Büro und den gleichen Arbeitsplatz aufsuchen, sind längst vorbei. Die Gesellschaft hat sich verändert. Die Wirtschaft hat sich verändert. Die Arbeitswelt hat sich verändert. Die Globalisierung und nicht zuletzt die Corona-Pandemie haben maßgeblich dazu beigetragen, dass sowohl Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als auch Unternehmen mehr Flexibilität denn je verlangen.
„Working from anywhere“ hat sich als weltweit anhaltender Trend der modernen Arbeitswelt manifestiert
Die letzten Jahre haben bewiesen, dass das Remote-Arbeiten in vielen Fällen eine gute Alternative zur Tätigkeit am festen Büro-Arbeitsplatz darstellt. So arbeiten auch nach der Pandemie viele Menschen weiterhin von zu Hause. Laut Statistischem Bundesamt waren im Jahr 2022 knapp ein Viertel (24,2 %) aller Erwerbstätigen in Deutschland zumindest gelegentlich im Home-Office.1 Ein Vorteil für viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer – besonders berufstätige Eltern oder Pendlerinnen und Pendler profitieren davon. Doch mobiles Arbeiten wird auch grenzüberschreitend gelebt: Grenzpendlerinnen und -pendler nutzen häufiger die Möglichkeit, ihren Beruf flexibel vom ausländischen Wohnort aus auszuüben. So verbinden Berufstätige heute gerne Arbeit und Urlaub, indem sie vorübergehend aus dem Ausland arbeiten.
Mobiles Arbeiten: Pflicht und Chance im Kampf um Fachkräfte
Ob die Flexibilität des „Working from anywehre“ auch aus Arbeitgebersicht zielführend ist, lässt sich an dieser Stelle nicht abschließend beantworten. In den USA kehren viele namhafte Unternehmen, wie zum Beispiel Amazon, wieder zurück zur vollständigen Office-Präsenz. Doch in Deutschland ist die Lage zurzeit eine andere: Wir haben aktuell einen „Arbeitnehmermarkt“. Unternehmen buhlen um qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das bedeutet, Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen im Kampf um qualifizierte Fachkräfte den Forderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach mehr Flexibilität nachkommen. Den Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern mobiles Arbeiten, auch außerhalb Deutschlands, zu ermöglichen, wird fast zur Pflicht. Denn es bietet die Chance, sich im Recruiting-Prozess von Wettbewerbsunternehmen abzuheben und Fachkräfte für sich zu gewinnen. Auch für die langfristige Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit kann eine „Working from anywhere Policy“ von Vorteil sein.
Eine weitere Konsequenz des Fachkräftemangels: Unternehmen müssen qualifizierte Fachkräfte im Ausland rekrutieren
In jedem sechsten Beruf in Deutschland fehlen der Bundesagentur für Arbeit zufolge Fachkräfte.2 Im akademischen Bereich werden beispielsweise Spezialistinnen und Spezialisten aus den Fachgebieten Medizin, IT und Ingenieurswesen händeringend gesucht.3 „Aufgrund des demografischen Wandels wird Deutschland ohne Fachkräfteunterstützung aus dem Ausland in einigen Jahren wahrscheinlich nicht mehr wettbewerbsfähig sein. Daher ist es essenziell, dass Unternehmen Prozesse und professionelle Verfahren schaffen, um ausgebildete ausländische Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell und rechtlich sicher anstellen zu können“, erklärt Sevim Weller, Rechtsanwältin und Expertin für Lohnsteuer & internationale Mitarbeiterentsendungen bei BDO.
Unternehmen müssen den Weg für grenzüberschreitendes Arbeiten ebnen
Seit einem Tiefstand während der akuten Corona-Pandemie nähme auch die Zahl an Mitarbeiterentsendungen international agierender Unternehmen an ausländische Standorte langsam wieder zu. Unternehmen wollen grenzüberschreitenden Know-how-Transfer sicherstellen und die Wettbewerbsfähigkeit fördern – auch wenn die Gesamtzahl an klassischen Entsendungen ins Ausland durch vermehrtes Remote-Arbeiten abgenommen habe. Folglich müssen Unternehmen aller Art und Größe sich auf neue Herausforderungen einstellen und innovative Prozesse für die grenzübergreifende Zusammenarbeit schaffen – von der Organisation und Vorbereitung bis hin zur täglichen Kollaboration. Das bedeutet, die meisten Unternehmen müssen sich zwangsläufig auf agileres Arbeiten mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern aus dem oder im Ausland einstellen - vernetzt, digital und flexibel.
Eine rechtssichere Vorbereitung für den internationalen Mitarbeitereinsatz ist essenziell
Bevor die grenzüberschreitende Zusammenarbeit jedoch starten kann, müssen Unternehmen diverse organisatorische Vorbereitungen und rechtliche Vorkehrungen treffen. So gibt es beispielsweise arbeits-, steuer-, sozial- und aufenthaltsrechtliche Fragestellungen, denen Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber im Vorfeld Aufmerksamkeit schenken sollten. „Je nach Voraussetzung kann es bereits in der Vorbereitung ein komplexer Prozess werden“, so Weller. „Hier setzen wir mit unserem Beratungsangebot an. Gemeinsam mit unserem Kooperationspartner BDO Legal verfolgen wir bei BDO einen integrativen Ansatz unter Einbeziehung der arbeits- und aufenthaltsrechtlichen Aspekte sowie der sozial- und steuerrechtlichen Vorgaben. Ziel ist es dabei immer, Risiken für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer sowie für Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber möglichst gering zu halten. Wir bei BDO verfügen nicht nur über ein tiefes Verständnis der Herausforderungen von Expatriates, sondern auch über eine Vielzahl an Spezialistinnen und Spezialisten, deren Beratung das gesamte Spektrum an Dienstleistungen abdeckt, einschließlich Steuer-, Beratungs- und Prüfungsleistungen. Die Dienstleistungen im Bereich Global Employer Services sind dabei eng aufeinander abgestimmt. Die Rechtsberatung erfolgt hierbei durch unseren Kooperationspartner, die BDO Legal Rechtsanwaltsgesellschaft mbH. Durch unser starkes internationales Netzwerk steht unser Leistungsspektrum weltweit in 164 Ländern zur Verfügung.“
Individuelle Betrachtungen sind zwingend notwendig
Ein Fall gleiche selten dem anderen. Deshalb analysiert das Global Employer Service Team von BDO und dem Kooperationspartner BDO Legal die Fälle und Grundvoraussetzungen stets separat und entwickelt individuelle, auf die Mandantinnen und Mandanten zugeschnittene Lösungen. Hier gehe es beispielsweise um den Zeitraum und die Regelmäßigkeit des Aufenthalts sowie die ausgeübten Tätigkeiten der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
„Wir beraten bei komplexen Entsendekonstellationen weltweit. Auch innerhalb der EU können Entsendungen trotz geltender Doppelbesteuerungs- und Sozialversicherungsabkommen sowie der Arbeitnehmerfreizügigkeit vielschichtig sein“, erklärt Weller „Wir schauen uns die Bedürfnisse und Ausgangslagen immer genau an, machen Risikoanalysen und unterstützen bei der Entwicklung von Konzepten und Etablierung von Prozessen und Regularien. Besonders bei Start-ups und mittelständischen Unternehmen beobachten wir hier erhöhten Beratungsbedarf. Wir freuen uns, wenn wir mit unserer Erfahrung unterstützen können, feste Strukturen zu etablieren – sei es für längerfristige Mitarbeiterentsendungen, für kurzfristigere Workations oder auch für die Festanstellung von Fachkräften aus dem Ausland.“
Eine schlechte Vorbereitung kann teuer werden
Die Relevanz der rechtlich sicheren Vorbereitung eines Mitarbeitereinsatzes im oder aus dem Ausland sei noch nicht bei allen Betroffenen gleichermaßen angekommen. Bei Verstößen gegen die Vorschriften könne es zu rechtlichen Konsequenzen für Unternehmen und Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer kommen. „Bei einer Beschäftigung ohne Arbeitserlaubnis können in Deutschland Bußgelder von bis zu 5.000 Euro für den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin und bis zu einer halben Million Euro für das Unternehmen verhängt werden.
Zudem müssen Unternehmen, die Steuern und Sozialabgaben im Ausland nicht korrekt abführen, mit erheblichen Strafzahlungen rechnen und können im schlimmsten Fall sogar einen Reputationsverlust erleiden. Bei illegaler Beschäftigung droht bei beharrlichen Verstößen sogar Freiheitsentzug – auch in vielen westlichen Ländern ist dies längst kein Kavaliersdelikt mehr“, erklärt Stephanie Herbrich, Managerin, Tax & Legal bei BDO. „Das ist vielen Betroffenen nicht bewusst. Wir helfen, damit es dazu nicht kommt.“
Bei der Immigration von Fachkräften herrscht Innovationsbedarf
Der Fachkräftemangel in Deutschland zeichnet sich bereits seit einigen Jahren ab und wird uns voraussichtlich noch lange begleiten. Trotzdem muss Deutschland den Weg für die unbürokratische Einwanderung von qualifizierten Arbeitskräften noch ebnen. Durch das Fachkräfteeinwanderungsgesetz, das 2020 erlassen und 2023 reformiert wurde, sollen Fachkräfte schneller und unbürokratischer in Deutschland arbeiten können. Bürokratische Hürden sollen abgebaut werden. Die Erfahrung der letzten Jahre zeichnet jedoch ein anderes Bild: „Unsere deutschen Behörden sind noch immer schlecht aufgestellt. Bearbeitungs- und Reaktionszeiten für Aufenthaltsgenehmigungen und Visa dauern viel zu lange – insbesondere im internationalen Vergleich.
Leistungsträgerinnen und -trägern werden viele Steine in den Weg gelegt. So kann Deutschland im Kampf um die Fachkräfte nicht wettbewerbsfähi bleiben. Nach monatelanger Wartezeit entscheidet sich zum Beispiel der Ingenieur aus Indien dann eher, in einem unserer Nachbarländer, in den USA oder in Kanada beruflich Fuß zu fassen. Wir versuchen, durch gute Beratung und Vorbereitung die Verfahren zu beschleunigen. Doch im internationalen Kampf um ausgebildete Fachkräfte muss sich die deutsche Verwaltung dringend weiterentwickeln und innovative Lösungen für effizientere Prozesse etablieren“, so Herbrich.
Arbeiten im Ausland: Ein Neustart birgt Herausforderungen
Ist der rechtliche Weg erst geebnet, dürfen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter endlich ihrer internationalen Tätigkeit nachgehen. Doch auch im Zielland folgen weitere Herausforderungen, die es zu meistern gilt – besonders bei längerfristigen Aufenthalten. In Deutschland gibt es spezialisierte Dienstleistungsunternehmen, die die Expatriats bzw. ihre Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber bei diesen Aufgaben unterstützen. Aktuell sei Deutschland bei Fachkräften aus dem Ausland noch nicht sehr attraktiv.
Es fehle an vielen Stellen: Wohnraum, Sprachförderung, Schulen- und Kitaplätzen bei gleichzeitig hohen Lebenshaltungskosten. Die bisher ergriffenen Maßnahmen reichten noch nicht aus, um den Bedarf zu decken, berichtet Herbrich. Ein weiterer wichtiger Punkt: Die Integration. „Im internationalen Vergleich muss sich Deutschland in Sachen Digitalisierung und Willkommenskultur ebenfalls ziemlich anstrengen. Das läuft in anderen Ländern deutlich fortschrittlicher ab“, meint Weller. Das lässt sich sowohl auf gesamtgesellschaftlicher als auch auf Unternehmensebene betrachten. Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber müssen innovative Wege finden, um die neuen Fachkräfte aus dem Ausland schnell und gleichzeitig langfristig zu integrieren. Ein gutes Onboarding ist der Schlüssel einer erfolgreichen Zusammenarbeit. Das kann schon bei der Bereitstellung umfassender Informationen zur Orientierung in einem Willkommenspaket beginnen. Zudem empfiehlt es sich, eine feste Ansprechperson für neue Kolleginnen und Kollegen festzulegen, die bei fachlichen, technischen, administrativen oder auch kulturellen Fragestellungen unterstützt.
Tools für grenzüberschreitende Zusammenarbeit
Bei grenzüberschreitender Zusammenarbeit muss auch für eine gute und effiziente Kollaboration gesorgt werden. Sei es ein längerer Workation Aufenthalt oder die Zusammenarbeit mit ins Ausland entsendeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern – Technologien helfen, die Herausforderungen des internationalen Arbeitsalltags erfolgreich zu meistern.
Hier einige Empfehlungen im Überblick:
- Tipp 1: Eine effektive Kommunikation sowie klare Regeln und Zuständigkeiten erleichtern die internationale Kollaboration: Wer macht was – und bis wann? Dabei helfen klassische Projektmanagement Tools wie Trello oder Asana.
- Tipp 2: Aufgrund von unterschiedlichen Feiertagen oder Zeitverschiebung können Arbeitszeiten variieren. Eine transparente Kommunikation der eigenen Arbeitszeiten und das Respektieren derer der Kolleginnen und Kollegen im Ausland ist essenziell. Wenn unterschiedliche Zeitzonen zu größeren logistischen Herausforderungen führen, hilft ein Konferenzplanungstool dabei, virtuelle Meetings zu planen, die für alle Beteiligten zeitlich angenehm sind.
- Tipp 3: Kollaborationstools wie Microsoft 365 helfen dabei, physische Grenzen zu überwinden und eng mit dem internationalen Team an gemeinsamen Projekten zu arbeiten.
Wir brauchen in Zukunft noch innovativere Wege
Grenzüberschreitende Zusammenarbeit ist ein weites Feld. Sie wird von vielen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern sowie Unternehmen eingefordert und ist gleichzeitig aufgrund der wirtschaftlichen Dynamik unumgänglich. Klar ist, dass viele Vorteile und Chancen durch einen mobileren Einsatz von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern entstehen. Sei es der Gewinn und die Bindung von Arbeitskräften oder der internationale Wissenstransfer. Auf der anderen Seite gibt es eine Vielzahl an Hürden, die es zu meistern gilt – gesetzliche, bürokratische, kulturelle und technologische. Aufgabe der nächsten Jahre sollte es werden, diese Hürden mit noch innovativeren Lösungen und Prozessen abzubauen. Denn eine weiter voranschreitende Globalisierung und der damit verbundene internationale Einsatz von Fachkräften ist unaufhaltsam.
1 Statistisches Bundesamt (2023). Knapp ein Viertel aller Erwerbstätigen arbeitete 2022 im Homeoffice. Destatis.de. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/Zahl-der Woche/2023/PD23_28_p002.html#:~:text=Zahl%20der%20Woche%20Nr.,Statistische%20Bundesamt%20(Destatis)%20mitteilt.
2 Bundesagentur für Arbeit (2023). Fachkräftemangel nimmt zu: Zahl der Engpassberufe steigt auf 200. Arbeitsagentur.de. https://www.arbeitsagentur.de/presse/2023-26-fachkraeftemangel-nimmt-zu-zahlder-engpassberufe-steigt-auf-200.
3 Die Bundesregierung (2023). Das neue Fachkräfteeinwanderungsgesetz auf einen Blick. make-it-ingermany.com. https://www.make-it-in-germany.com/de/visum-aufenthalt/fachkraefteeinwanderungsgesetz.