Im Rahmen einer Betriebsprüfung hat das Finanzamt unter Einhaltung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes das Recht, auf elektronisch erstellte Daten des Steuerpflichtigen zuzugreifen. Dazu fordert der Prüfer die Überlassung eines Datenträgers mit den relevanten digitalisierten Unterlagen vor Beginn einer anstehenden Betriebsprüfung üblicherweise zusammen mit der Prüfungsanordnung an. Eine Partnerschaftsgesellschaft mit beschränkter Berufshaftung sah nun den dabei verwendeten allgemeinen Hinweis auf die GDPdU – auch unter Berücksichtigung der ihr obliegenden Mitwirkungspflichten - als nicht rechtmäßig und mithin unverhältnismäßig an, was der BFH in seinem Urteil vom 07.06.2021 (Az. VIII R 24/18) bestätigte.
Auf der Grundlage des sog. objektiven Empfängerhorizonts ist die mit einem allgemeinen Hinweis auf die GDPdU angeforderte Überlassung des Datenträgers auf sämtliche elektronisch gespeicherte Unterlagen zu beziehen. Damit fehlt es jedoch an einer hinreichenden Begrenzung des Umfangs des beabsichtigten Datenzugriffs lediglich auf solche Unterlagen, die zum Verständnis und zur Überprüfung der für sie geltenden steuergesetzlichen Aufzeichnungspflichten von Bedeutung sind. Nach Auffassung des BFH überschreitet dies die Prüfungsbefugnis des Finanzamts; folglich ist die pauschale Aufforderung, „einen Datenträger nach GDPdU zu überlassen“, rechtswidrig.
Darüber hinaus ist eine solche Aufforderung insbesondere bei einem Berufsgeheimnisträger unverhältnismäßig, wenn nicht sichergestellt ist, dass der Datenzugriff und die Auswertung der Daten nur in den Geschäftsräumen des Steuerpflichtigen oder in den Diensträumen der Finanzverwaltung stattfinden. Beabsichtigt das Finanzamt wie vorliegend, auch außerhalb vorgenannter Räumlichkeiten - beispielsweise über einen Dienstlaptop des Betriebsprüfers – auf die Daten des Steuerpflichtigen zuzugreifen und diese auszuwerten, besteht die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung der geschützten Daten von Berufsgeheimnisträgern (z.B. nach Diebstahl des Prüfer-Notebooks). Eine pauschale und dies deshalb nicht berücksichtigende Anforderung läuft dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit zuwider. Inwieweit es dem Berufsgeheimnisträger allerdings obliegt, durch geeignete Zugriffsbeschränkungen seine Datenbestände so zu organisieren, dass der Betriebsprüfer nur auf solche Daten zugreifen kann, die nicht dem Berufsgeheimnis unterliegen, lässt der BFH – mangels Entscheidungserheblichkeit - offen.
Abschließend stellt der BFH klar, dass eine zu weit reichende Aufforderung zur Datenträgerüberlassung nicht nachträglich durch die finanzgerichtliche Rechtsprechung auf den zulässigen Umfang eingeschränkt werden kann, sondern als rechtswidrig aufzuheben ist.
Hinweis: Durch das aktuelle BFH-Urteil werden die Anforderungen an die Aufforderung zur Überlassung elektronischer Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung erheblich erhöht. Eine pauschale Aufforderung – wie bisher in der Praxis üblich – ist unzulässig. Die Finanzverwaltung wird daher den Vordruck für die Prüfungsanordnung entsprechend anpassen müssen.
*Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen
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