Prüfung eines IKS zur Aufstellung des Nachhaltigkeitsberichts

Das IDW veröffentlichte den Praxishinweis „Gestaltung und Prüfung des internen Kontrollsystems zur Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts gemäß IDW PS 982“. Dieser Praxishinweis zielt darauf ab, Unternehmen bei der Umsetzung der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) zu unterstützen.

Im Rahmen der Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) ist ab der Berichtsperiode 2024 ein wachsender Kreis von Unternehmen dazu verpflichtet, einen Nachhaltigkeitsbericht in ihren Lagebericht aufzunehmen. Die europäischen Nachhaltigkeitsberichtsstandards ESRS (European Sustainability Reporting Standards) konkretisieren die Inhalte des Nachhaltigkeitsberichts gemäß der CSRD. Um sicherzustellen, dass diese Vorgaben bei der Aufbereitung von Informationen eingehalten werden, ist die Implementierung eines effektiven internen Kontrollsystems (IKS) von entscheidender Bedeutung. Vor diesem Hintergrund hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) den Praxishinweis „Ausgestaltung und Prüfung des internen Kontrollsystems zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts unter Beachtung des IDW PS 982“ (IDW Praxishinweis 4/2023) entwickelt.

Ausgestaltung eines IKS zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts

Ein internes Kontrollsystem ist die Gesamtheit aller systematisch gestalteten organisatorischen Maßnahmen und Kontrollen im Unternehmen zur Erreichung der Prozessziele und zur Abwehr von Schäden, die durch das eigene Personal oder böswillige Dritte verursacht werden können. Bereits im Jahr 2017 hat das IDW dazu den Standard IDW PS 982 veröffentlicht. Dieser Standard bietet Prüfern und Prüferinnen klare Leitlinien dafür, wie die Prüfung von internen Kontrollsystemen im Bereich des internen und externen Berichtswesens durchgeführt wird. Die Ausgestaltung eines IKS zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts baut auf den Grundelementen i. S. des IDW PS 982 auf.

Hierbei werden folgende Aspekte beachtet:

Kontrollumfeld: Dies umfasst die Grundeinstellung der gesetzlichen Vertreter und Vertreterinnen, die Rolle des Prüfungsausschusses, die Verhaltensgrundsätze im Unternehmen, die Aufbau- und Ablauforganisation sowie die relevanten IT-Systeme.
IKS-Ziele: Die Festlegung von Regelungen zur Auswahl oder Entwicklung von Kriterien, das Verfahren zur Ermittlung von Aspekten und Informationen für den Nachhaltigkeitsbericht sowie die Einbindung und Konsultation relevanter Stakeholdergruppen.
Risikobeurteilungsprozess: Die systematische Identifizierung, Analyse und Bewertung von Risiken, die den Ablauf der Prozesse zur Nachhaltigkeitsberichterstattung beeinträchtigen könnten.
Informations- und Kommunikationssystem: Die Struktur und die Prozesse der Informations- und Kommunikationsflüsse im Zusammenhang mit dem IKS für die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Kontrollaktivitäten: Die konkreten Maßnahmen und Verfahren zur Umsetzung der Kontrollziele im Rahmen des IKS für die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Überwachungs- und Verbesserungsprozess: Die fortlaufende Überwachung und Bewertung des IKS zur Aufstellung des Nachhaltigkeitsberichts einschließlich der Identifizierung von Verbesserungspotenzialen.

Die Grundelemente werden im IDW Praxishinweis 4/2023 jeweils um relevante Aspekte der Nachhaltigkeitsberichterstattung ergänzt. Beispielhaft kann an dieser Stelle im Bereich Risikobeurteilungsprozess der Prozess zur Identifizierung und Beurteilung von Risiken, die den Ablauf der Prozesse zur Aufstellung des Nachhaltigkeitsberichts sowie die Erreichung der IKS-Ziele für den Nachhaltigkeitsbericht gefährden, genannt werden.

Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des IKS zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts

Der IDW Praxishinweis 4/2023 erläutert die Prüfung des IKS für die Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts. Die Prüfung kann als Angemessenheits- oder Wirksamkeitsprüfung des IKS für die Nachhaltigkeitsberichterstattung durchgeführt werden.

Grundlage einer Prüfung stellt die Nachhaltigkeits-IKS-Beschreibung dar. Die enthaltenen Darstellungen sind auf die Abdeckung der erforderlichen Mindestinhalte i. S. des IDW PS 982 und IDW Praxishinweis 4/2023 zu prüfen. Im Rahmen einer Angemessenheitsprüfung werden die dokumentierten Regelungen auf eine übereinstimmende Darstellung mit den IKS-Grundsätzen und auf die Eignung zur Zielerreichung der gesetzten IKS-Ziele geprüft.

Eine Wirksamkeitsprüfung enthält des Weiteren die Beurteilung, ob die Regelungen eingehalten und sich über den geprüften Zeitraum hinweg als wirksam erwiesen haben. Die Anforderungen an die Planung, Durchführung und Berichterstattung einer Prüfung entsprechen den Vorgaben im IDW PS 982.

Die Rolle der Internen Revision

Die Interne Revision trägt durch ihre unabhängige und objektive Überprüfungsfunktion dazu bei, die Integrität, Zuverlässigkeit und Wirksamkeit des internen Kontrollsystems zur Aufstellung eines Nachhaltigkeitsberichts sicherzustellen.

Einige Aufgaben der Internen Revision können hierbei sein:

Überprüfung der Berichtsangaben: Die Interne Revision überprüft die Berichtsangaben, um sicherzustellen, dass sie angemessen und vollständig sind, zwischen verschiedenen Abteilungen abgestimmt und Zeitpläne und Fristen eingehalten wurden.
Überwachung der Kontrollen: Die Interne Revision führt fortlaufende oder anlassbezogene Maßnahmen zur Überwachung der Angemessenheit und Wirksamkeit von Kontrollen in Bezug auf die Aufstellung des Nachhaltigkeitsberichts durch. Sie identifiziert und behebt festgestellte Kontrollmängel.
Prüfung der Wirksamkeit von Kontrollen: Die Interne Revision prüft die Wirksamkeit von Kontrollen und generellen IT-Kontrollen (in Stichproben), die im Rahmen der Aufstellung des Nachhaltigkeitsberichts durchgeführt werden. Sie stellt potenzielle Mängel oder Abweichungen fest.
Planung und Durchführung von Überwachungstätigkeiten: Die Interne Revision plant und führt weitere Überwachungstätigkeiten durch, um sicherzustellen, dass das interne Kontrollsystem angemessen und wirksam ist.

Das Beratungsteam der BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft (BDO) unterstützt Sie im Rahmen des internen Kontrollsystems zur Erstellung eines Nachhaltigkeitsberichts mit folgenden Leistungen:

IKS-Design und Implementierung: Beratung bei der Entwicklung und Implementierung eines maßgeschneiderten internen Kontrollsystems, das den Anforderungen an die Nachhaltigkeitsberichterstattung entspricht.
Risikomanagement: Unterstützung bei der Identifizierung, Bewertung und Steuerung von Risiken im Zusammenhang mit der Nachhaltigkeitsberichterstattung, um die Zuverlässigkeit und Integrität der Informationen sicherzustellen.
Prozessoptimierung: Beratung zur Optimierung der Prozesse zur Datenerhebung, -verarbeitung und -kommunikation im Hinblick auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung.
Integration in vorhandene Managementsysteme: Beratung zur ganzheitlichen Integration und Erweiterung in die bestehende Managementsystem-Landkarte (GRC und Integrated Governance).
Schulungen und Workshops: Durchführung von Schulungen und Workshops für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, um das Verständnis für die Bedeutung des internen Kontrollsystems für die Nachhaltigkeitsberichterstattung zu fördern und die Umsetzung zu unterstützen.
Prüfung und Validierung: Unabhängige Prüfung der Angemessenheit und Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems für die Nachhaltigkeitsberichterstattung anhand des IDW Prüfungsstandards 982 (Prüfung des Internen Kontrollsystems) und des IDW Praxishinweises 4/2023.
Interne Revision: Unabhängige Prüfung und Aufzeigen von Prozessoptimierungen durch die Interne Revision im Rahmen von Co- oder Outsourcing.
Monitoring und Reporting: Einrichtung eines Monitoring- und Reporting-Systems, um die Leistung des internen Kontrollsystems kontinuierlich zu überwachen und Berichte über die Wirksamkeit und Effizienz des Systems zu erstellen.