Fördermittelmanagement

Eine Vielzahl von Zuwendungsgebern fördern Kommunen und ihre Einrichtungen bzw. Beteiligungen bei der Umsetzung einzelner Projekte durch finanzielle Hilfen. Nach einer erfolgreichen Einwerbung stehen kommunale Mittelempfänger vor der Herausforderung eigene Umsetzungsstrukturen zu schaffen, die entsprechenden Vorhaben zu steuern und eine ordnungsgemäße Abwicklung der Maßnahmen sicherzustellen.

Einrichtung der Organisations-/Governancestrukturen von Förderprojekten

Die Umsetzung von Fördermaßnahmen stellt besondere Anforderungen an die Ausgestaltung der Projektorganisation. So kann es z. B. sinnvoll sein, ein zentrales Finanzmanagement für das Förderbudget gesondert von der üblichen Haushaltsüberwachung im Projekt einzurichten. In diesem Zusammenhang sind ggf. auch projektspezifische Prozesse zur Vergabe, Abrechnung und Auszahlung zu etablieren, um die Einhaltung von Fristen und anderen Förderbedingungen sicherzustellen. Häufig sind nicht nur eine Vielzahl von stadtinternen Ämter zu beteiliegen, sondern auch externe Projektträger, die einzelne Aufgaben im Rahmen der Projektumsetzung übernehmen.

Wir unterstützen Sie bei der Etablierung einer förderkonformen Projektorganisation durch die Entwicklung von Vorschlägen zur Projektabwicklung (z. B. durch Projekthandbuch, -leitfäden), die  Einrichtung der buch- bzw. haushälterischen und technischen Rahmenbedingungen sowie durch Beratung bei der Gestaltung von Leistungsbeziehungen zu externen Projektträgern.

Umsetzungsüberwachung und fachliche Umsetzungsbegleitung

Fördermittelgeber verlangen von Zuwendungsempfängern eine klare Ergebnis- bzw. Zielorientierung bei der Mittelverwendung. Dies erfordert von den Zuwendungsempfängern bereits während der Projektumsetzung, fortlaufend den Fortschritt und die Zweckmäßigkeit der Fördermaßnahmen zu überwachen. Dazu müssen die Kommunen mittels eines Berichtswesens in die Lage versetzt sein, Planabweichungen rechtzeitig erkennen und geeignete Steuerungsmaßnahmen einleiten zu können, um die Erreichung des Förderziels und die ordnungsgemäße Abwicklung sicherzustellen.

BDO unterstützt Sie bei der Einrichtung und dem Betrieb eines Projektcontrollings beispielweise durch die Entwicklung von Ziel- und Indikatorensystemen und die laufende Monitoring des Zielfortschritts anhand eines internen Berichtswesens, was zudem für die verschiedenen Nachweispflichten gegenüber den Mittelgebern genutzt werden kann.

Ordnungsgemäße Abwicklung

Bei dem Einsatz von Fördermitteln müssen Zuwendungsempfänger spezifische Nachweis- und Dokumentationspflichten erfüllen, um die zweckmäßige Mittelverwendung und die Einhaltung der Förderbedingungen zu belegen. Neben einer regelmäßigen Rechenschaftslegung über den Projektfortschritt ist nach Projektabschluss ein umfänglicher Verwendungsnachweis erforderlich. Bereits während der Projektumsetzung, spätestens aber danach ist sicherzustellen, dass die Projektakten revisionssicher für die jeweiligen Prüfinstanzen für Mittelabrufe und Verwendungsnachweise dokumentiert sind.

Unsere Experten unterstützen Sie bei der Einhaltung der Beleg-, Nachweis- und Dokumentationspflichten etwa durch die Übernahme der Budgetüberwachung, Vorbereitung von Mittelabrufen/Mittelanforderungen, Erstellung der notwendigen Berichte gegenüber den Mittelgebern, Klärung von Zweifelsfragen bei der Abrechnung der Mittel, Einrichtung einer revisionssicheren Projektdokumentation und Unterstützung bei der Vorbereitung von Kontrollen durch verschiedene Prüfinstanzen.