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Spendennachweis auch per E-Mail

09. März 2017

Der Abzug von Zuwendungen (z.B. Spenden) als Sonderausgaben bei der Einkommensteuer setzt grundsätzlich voraus, dass der Zuwendende eine Zuwendungsbestätigung erhalten hat, die der Zuwendungsempfänger nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck ausgestellt hat. Der Nachweis musste bisher in Papierform an den Zuwendenden versandt werden und von ihm für den Abzug der Spende dem Finanzamt eingereicht werden. Die Finanzverwaltung hat jedoch aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung aller Lebensbereiche nun auch beim Spendennachweis Modernisierungsbedarf gesehen.

Der Steuerpflichtige muss ab 2017 für den Abzug seiner Spende die Zuwendungsbestätigung nicht mehr zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. Zuwendungsbestätigungen müssen dann für ein Jahr (ab Bekanntgabe der Steuerfestsetzung) aufbewahrt oder zuvor auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt werden. Für Zuwendungen bis Ende 2016 muss die Bestätigung dagegen noch in Papierform mit der Steuererklärung beim Finanzamt eingereicht werden.

Zukünftig ist ferner nach dem BMF-Schreiben vom 06.02.2017 (Gz.: IV C 4 - S 2223/07/0012) auch eine Übermittlung von maschinell erstellten Zuwendungsbestätigungen auf elektronischem Weg möglich. Gemeinnützigen Organisationen steht es allerdings frei, die Zuwendungsbestätigungen nach wie vor per Brief zu übersenden. Die Übermittlung als schreibgeschütztes Dokument, bspw. per E-Mail, kommt vereinfachend hinzu. Die äußere Form der Zuwendungsbestätigung bleibt letztlich erhalten, da nach dem Ausdruck beide Spendenquittungen optisch nach amtlichem Muster erstellt sind. Für die Abzugsberechtigung ist es dann unerheblich, dass der Zuwendungsempfänger den Ausdruck des entsprechenden Dokuments nicht selbst übernimmt, sondern dem Zuwendenden überlässt.

Die neue Übermittlungsmöglichkeit besteht erstmals für Zuwendungen, die dem Empfänger ab 2017 zugeflossen sind.


Hinweis:

Die Zuwendungsempfänger müssen ihrem zuständigen Finanzamt vor Anwendung der neuen elektronischen Übermittlungsmöglichkeit anzeigen, dass sie ein Verfahren zur maschinellen Erstellung von Zuwendungsbestätigungen gemäß R 10b.1 Abs. 4 EStR nutzen.


Durch dieses maschinelle Verfahren lässt sich bereits heute der Aufwand bei der Erstellung der Bestätigungen reduzieren, indem z.B. keine eigenhändige Unterschrift einer zeichnungsberechtigten Person erforderlich ist. Allerdings ist der Finanzverwaltung nachzuweisen, dass bestimmte Voraussetzungen eingehalten werden. Zu beachten ist, dass der Zuwendungsempfänger ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufbewahren muss.

Das Gesetz sieht außerdem die Möglichkeit vor, dass der Zuwendende den Zuwendungsempfänger bevollmächtigt, die Daten direkt nach vorgeschriebenem Datensatz an die Finanzverwaltung zu übermitteln. In diesem Fall hat der Zuwendende dem Zuwendungsempfänger seine Identifikationsnummer mitzuteilen. Die Datenübermittlung muss bis Ende Februar des Folgejahres erfolgen. Der Zuwendungsempfänger ist einerseits verpflichtet, dem Zuwendenden die übermittelten Daten elektronisch oder als Ausdruck zur Verfügung zu stellen, und er muss andererseits die übermittelten Daten sowie die zugrunde liegenden Unterlagen sieben Jahre lang aufbewahren. Im Gegenzug entfällt für ihn die Pflicht, ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufzubewahren. Auch der Zuwendende braucht die Zuwendungsbestätigung bei diesem Verfahren nicht aufzubewahren.

Für Geldzuwendungen bis EUR 200 ist ein Zuwendungsnachweis oft entbehrlich, da bereits der Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts des Zuwendenden als Nachweis für den Sonderausgabenabzug ausreichen. Dazu müssen bestimmte Mindestangaben aus dem Beleg hervorgehen, insbesondere Name und Kontonummer vom Zuwendenden und Empfänger, Betrag und Buchungstag.


Hinweis:

Sach- und Aufwandsspenden sind von den genannten vereinfachenden Regelungen für maschinell erstellte Zuwendungsbestätigungen ausgenommen, da hier weitere Angaben über den ermittelten Wert der Zuwendung aufzuzeichnen sind.