Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ab 01.01.2023
15. November 2022
Roland Speidel,
Steuerberater, Rechtsanwalt, Senior Manager, Grundsatzabteilung Tax & Legal |
Mit dem kommenden Jahr 2023 ändert sich der Kommunikationsablauf zwischen Arbeitgeber, Arbeitnehmer und Krankenkassen bei Erkrankung des Arbeitnehmers.
Arbeitnehmer sind grundsätzlich ab dem vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (§ 5 EZFG). Der Arbeitgeber darf sogar am ersten Tag ein Attest fordern.
Ab dem 1. Januar 2023 suchen gesetzlich krankenversicherte Arbeitnehmer im Krankheitsfall zwar weiterhin einen Arzt auf und erhalten - zumindest vorerst - unverändert eine ärztliche Papierbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit. Diese ist aber nicht mehr dem Arbeitgeber einzureichen, sondern dient nur als gesetzlich vorgesehenes Beweismittel der Krankheit. Die Arbeitnehmer informieren lediglich unverzüglich ihren Arbeitgeber über ihre Arbeitsunfähigkeit.
Der Arbeitgeber fordert zukünftig dann die Daten zum Zeitraum der Krankschreibung elektronisch direkt bei der Krankenkasse an. Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf von eAU-Daten durch Arbeitgeber ist nicht zulässig. Die AU-Bescheinigungen (Erst- und Folgebescheinigungen) können nur individuell für den jeweiligen Arbeitnehmer angefordert werden.
Auch Krankenhäuser nehmen an diesem Verfahren teil. Nicht beteiligt sind derzeit Privatärzte, Ärzte im Ausland und Rehabilitationseinrichtungen, Physio- und Psychotherapeuten.
Enge Abstimmung mit Lohnabrechnung notwendig
Die genannten Änderungen erfordern auch eine Umstellung der Prozesse zwischen Arbeitgeber und der (externen) Lohnabrechnungsstelle: Statt des Weiterleitens der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung an die Lohnabrechnung haben die Arbeitgeber nun die Aufgabe, die jeweils mitgeteilte Krankmeldung des Arbeitnehmers elektronisch bei der Krankenkasse abzufragen und die Zeiträume an den Abrechnungspartner weiterzuleiten. Alternativ kann auch die Lohnabrechnungsstelle die elektronische Abfrage durchführen, der Arbeitgeber muss dazu dann zeitnah über die eingegangene Krankmeldung des Arbeitnehmers informieren.
In jedem Fall ist eine enge Abstimmung der zukünftigen Prozesse notwendig.
Bei Rückfragen stehen wir gern zur Verfügung.