07. Dezember 2020
Aufgrund der besonderen Situation und den damit einhergehenden Beschränkungen können in diesem Jahr Advents- und Weihnachtsfeierlichkeiten weitgehend nicht wie üblich stattfinden. Als mögliche Alternativen überlegen Unternehmen, Arbeitnehmern per Post besondere Weihnachtspräsente zukommen zu lassen oder planen ein umfangreiches digitales Event, anlässlich dessen ein gemeinsamer Verzehr von gelieferten Speisen und Getränken erfolgt sowie Annehmlichkeiten in Form eines Präsentes weitergereicht werden. Auch bei derartigen Veranstaltungen stellen sich die Fragen nach der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtlichen Behandlung dieser Zuwendungen.
WEIHNACHTSPRÄSENTE AN ALLE ARBEITNEHMER
Sachgeschenke im Wert von bis zu EUR 60 inkl. USt können an Arbeitnehmer nur auf Grund eines besonderen oder persönlichen Ereignisses steuer- und beitragsfrei abgeben werden. Das Weihnachtsfest fällt leider nicht unter diesen „persönlichen“ Anlass.
Geschenke bis zu einem Wert von EUR 60 inkl. USt die anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht werden, sind in die Ermittlung der Gesamtkosten der Veranstaltung einzubeziehen. Soweit diese Gesamtkosten den Betrag von EUR 110 je Mitarbeiter nicht übersteigen, bleiben die Geschenke steuer- und beitragsfrei.
Da die Mitarbeiter die Geschenke aber weder aus persönlichem Anlass, noch anlässlich einer Weihnachtsfeier erhalten, können diese nur im Rahmen der EUR 44 Sachbezugsfreigrenze steuer- und beitragsfrei bleiben. Soweit der Wert EUR 44 übersteigt oder der Mitarbeiter in diesem Monat bereits andere Sachzuwendungen erhalten hat, ist das Geschenk steuer- und beitragspflichtig.
PORTO-/VERSANDGEBÜHREN
Mit einem Urteil aus Juni 2018 hat der Bundesfinanzhof klargestellt, dass Fracht-, Lieferund Versandkosten nicht zum Endpreis der an einen Mitarbeiter ausgegebenen Ware gehören. Vielmehr stellen diese Aufwendungen eine zusätzliche Leistung dar, die in die Berechnung der Freigrenze einzubeziehen sind.
Wenn Unternehmen ihren Mitarbeitern z.B. einen Gutschein über EUR 44 per Post übersenden, müssten danach die EUR 0,80 Briefporto mit in die Berechnung einbezogen werden. Damit läge der Wert der gesamten Sachzuwendungen bei EUR 44,80 und die Freigrenze wäre überschritten.
Tipp: Übersenden Sie den Gutschein zusammen mit der Gehaltsabrechnung, sollte es nicht zu einem Überschreiten der Freigrenze kommen, denn die Gehaltsabrechnung hätte der Arbeitnehmer in jedem Fall auch so per Post erhalten. Auf der ganz sicheren Seite sind sie, wenn Sie die Versand- und Portokosten einfach bei der Bemessung des Gutscheines berücksichtigen.
GUTSCHEINE: SACHZUWENDUNGEN ODER BARLOHN?
Die grundsätzlich seit dem 1. Januar 2020 geltende Neuregelung des § 8 Abs. 1 Satz 2 und 3 EStG hat zu einem grundlegenden Systemwechsel in der Abgrenzung zwischen Bar- und Sachlohn geführt.
Nach gegenwärtiger Ansicht der Finanzverwaltung dürften sehr wahrscheinlich sog. „Universalgutscheine“, die bei einer Vielzahl von Online-Shops oder auf sog. Marketplaces eingelöst werden können, keinen Sachlohn sondern Barlohn darstellen und die Sachbezugsfreigrenze nicht anwendbar sein. Allerdings liegt das finale Schreiben der Finanzverwaltung zur Abgrenzung von Bar- und Sachlohn leider noch immer nicht vor. So könnte es sein, dass die an sich zum 1. Januar 2020 in Kraft getretene Regelung tatsächlich erst ab dem 1. Januar 2021 zur Anwendung kommt.
Demgegenüber stellen von bestimmten Ladenketten oder Ausstellern ausgegebene Gutscheine, die zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen in den einzelnen Geschäften im Inland oder im Internetshop dieser Ladenkette berechtigen, weiterhin Sachzuwendungen dar. Soweit die Grenze von EUR 44 nicht überschritten wird, wären diese Gutscheine steuer- und beitragsfrei.
GESCHENK ALS CORONA-PRÄMIE
Arbeitgeber können Ihren Arbeitnehmern (aktuell) bis zum 31. Dezember 2020 Geldzuschüsse oder Sachzuwendungen bis zu einem Betrag von EUR 1.500 steuerfrei zuwenden. Voraussetzung ist, dass diese aufgrund der Corona-Krise und zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden. Dies dürfte erfüllt sein, wenn das Geschenk, versehen mit einem Dankesschreiben, dass das Geschenk auf Grund des besonderen Arbeitseinsatzes in der Corona Krise gewährt wird, überreicht oder übersandt wird. Insoweit ist das Geschenk steuer- und beitragsfrei.
Tipp: Für diese Corona-Beihilfe gelten die zuvor dargestellten Regelungen zur Abgrenzung von Bar- und Sachlohn nicht. Für die Corona-Beihilfe ist nicht maßgeblich, ob die Zuwendung in Bar- oder Sachlohn besteht.
ONLINE-WEIHNACHTSFEIER
Betriebsveranstaltungen sind Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter. Der steuerliche Freibetrag kann in Anspruch genommen werden, wenn die Betriebsveranstaltung allen Angehörigen des Betriebs oder einer Organisationseinheit des Betriebs (z.B. einer Abteilung) offensteht. Eine örtliche, gemeinsame Gebundenheit ist nicht notwendig.
Unter diesen Voraussetzungen kann auch eine digitale Weihnachtsfeier, bei der die Teilnehmer z.B. die Ihnen gelieferten Speisen und Getränke gemeinsam verzehren, in der ein digitaler Escape Room für Spannung sorgt oder auf der man sich gemeinsam die Fotos der letzten Weihnachtsfeier anschaut, eine Betriebsveranstaltung sein. Der lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Freibetrag von EUR 110 je Teilnehmer kann daher gewährt werden.
Tipp: Um im Rahmen einer späteren Lohnsteuerprüfung darlegen zu können, dass die Freigrenze pro Teilnehmer von EUR 110 nicht überschritten wurde, ist eine Einladungsliste (z.B. E-Mailverteiler) sehr hilfreich, aus der hervorgeht, dass auch tatsächlich alle Mitarbeiter der Abteilung eingeladen wurden. Wenn dann auch noch die Zusagen zur Teilnahme dokumentiert sind, umso besser.