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Dieser Artikel wurde verfasst von
Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner, National Office Audit & Assurance
Gerade die Bestätigung durch Dritte, beispielsweise durch Kreditoren und Debitoren, gibt eine hohe Prüfungssicherheit und ist dadurch wesentlich. Mit dem bewährten System eCON – „electronic or external Confirmations" – hat BDO diesen Prüfungsschritt durch ein workflowgestütztes Portal vollständig digitalisiert und reduziert so den organisatorischen Aufwand für unsere Kunden massiv.
Die wichtigsten Fragen rund um den Einsatz von eCon haben wir hier zusammengefasst:
Die kontinuierliche Digitalisierung in der Wirtschaftsprüfung und die Erhöhung der Prüfungssicherheit sind unsere obersten Ziele. eCon hat sich in den vergangenen Jahren als unverzichtbares Tool etabliert. Es reduziert den Aufwand und die Belastung während der stressigen Erstellungsphase spürbar und steigert die Transparenz sowie Kontrolle der einzelnen Prüfungsschritte. Die Einholung der Dritt- oder Saldenbestätigungen wird so deutlich beschleunigt.
Statt umständlich und zeitintensiv jede von uns ausgewählte Drittbestätigung erstellen, ausdrucken und unterzeichnen zu müssen, benötigen wir nur noch eine einmalige sogenannte Autorisierung durch die gesetzlichen Vertreter. Diese fügen wir den Bestätigungsanfragen (die sich inhaltlich nicht von unseren bisherigen Standardschreiben unterscheiden) automatisch bei.
Die bereitgestellten Adressstammdaten werden für den Versand durch BDO normiert und einheitlich aufbereitet. Nach der Freigabe durch das Prüfungsteam erfolgt der Versand über das System automatisch. Neben dem E-Mail-Versand steht auch ein vollautomatisierter Briefversand über die Deutsche Post AG zur Verfügung.
Ein wesentlicher Vorteil für die Transparenz: Wir können den aktuellen Rücklauf kundenindividuell direkt in unserem BDO Global Portal transparent und zeitnah visualisieren. So behalten Sie den Status der Rückmeldungen jederzeit live im Blick.
Für Kunden, bei denen unser Data Analytics System BDO Advantage im Einsatz ist, erfolgt zusätzlich eine Übernahme und Aufbereitung von Adressen direkt aus den sogenannten GoBD-Daten – eine weitere erhebliche Arbeitserleichterung.
Mit dem zentralen Prüfungstool eCon hat BDO bedeutende Fortschritte in der Digitalisierung der Abschlussprüfung erzielt. Ein Kernelement ist das innovative Drittbestätigungsportal: Diese digitale Lösung ermöglicht es den Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern unserer Kunden, Kontensalden und Transaktionen vollkommen effizient, intuitiv und sicher direkt online zu bestätigen. Dieser medienbruchfreie Prozess minimiert den Aufwand auf allen Seiten und beschleunigt die Abstimmung spürbar.
Die Empfängerinnen und Empfänger können ihre Rückmeldung unkompliziert direkt durch die Bearbeitung der eingegangenen E-Mail geben. Kommt die entsprechende Anfrage per Briefpost, kann entweder klassisch auf diesem Wege oder alternativ eine Rückmeldung auf digitalem Weg gewählt werden.
Der Rücklauf sowie die auftragsbezogene Zuordnung der per E-Mail oder Briefpost eingehenden Bestätigungen werden durch eCon vollständig zentralisiert. QR-Codes sorgen für eine automatische, kundenbezogene Zuordnung der Bestätigungen. Die Antworten werden ausgewertet, zusammengefasst und den Prüfungsteams inklusive einer Übersicht gesammelt zur Verfügung gestellt. So sind unsere Kunden jederzeit über den Stand informiert und gleichzeitig komplett von rein administrativen Tätigkeiten entlastet.
Nach der erfolgreichen Etablierung des Systems und dem langjährigen Praxiseinsatz ruhen wir uns nicht aus. Unsere Fachleute entwickeln eCon fortlaufend weiter, um Prozesse noch effizienter zu gestalten und die administrative Belastung für unsere Kunden auf ein absolutes Minimum zu reduzieren.
Ihre sensiblen, für die Abschlussprüfung relevanten Daten sind bei uns in sicheren Händen. Die Speicherung erfolgt in einem hochsicheren, externen Rechenzentrum in Deutschland, das von einem spezialisierten IT-Dienstleister betrieben wird und strengsten Sicherheits- und Datenschutzstandards entspricht. Dabei werden sowohl Ihre als auch unsere Daten durch modernste Firewall-Systeme geschützt. Jeglicher Datenaustausch erfolgt durchgehend verschlüsselt und gesichert über HTTPS.
Ganz nebenbei entlastet eCon nicht nur Ihr zeitliches Budget – wir schonen auch aktiv Umwelt und Ressourcen. Durch die Ausweitung der elektronischen Kommunikation fallen viele tausend Ausdrucke und Briefsendungen weg. Und selbst da, wo die Kommunikation noch auf dem Postweg erfolgt, verbessern wir die Ökobilanz spürbar: Der Druck und Versand der Briefe erfolgt über die Deutsche Post AG in mehreren Zentren deutlich lokaler, wodurch ein Großteil der Transportwege entfällt.