Jörg Rauschenberger
Abläufe kontrollieren
Kennzahlen liefern bei der Steuerung von Krankenhäusern und Fachabteilungen wichtige und nützliche Informationen. Sie unterstützen die Entscheidungsfindung und ermöglichen die Kontrolle von Abläufen innerhalb der Organisation. Dabei liefern sie beispielsweise Aufschluss über den Erreichungsgrad:
- krankenhausindividueller Ziele (z. B. im Vergleich zur Wirtschaftsplanung)
- vorgegebener Richtwerte von Externen (z. B. zentrumsspezifische Qualitätsindikatoren)
- der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z. B. Durchdringungsquote von Pflichtschulungen)
- von Empfehlungen von Verbänden (z. B. Reifegrad des CIRS)
Zudem geben Sie Auskunft zu Vergleichswerten anderer Häuser (z. B. Personalaufwandsquote).
Sicherheit gewinnen
Die Kontrolle dieser Kennzahlen ist Teil des medizinischen und betriebswirtschaftlichen Risikomanagements. Sie erlaubt frühzeitig Fehlentwicklungen zu erkennen und einzugreifen. Angesichts der im Krankenhausstrukturgesetz (KHSG) geplanten Einführung von Qualitätszuschlägen und -abschlägen wird es deshalb immer wichtiger, relevante Richtwerte zu kennen und diese steuernd zu beeinflussen.
Demzufolge haben Effizienz und Qualität der erbrachten Leistungen zukünftig einen noch stärkeren Einfluss auf den Erfolg einer Klinik. Eine nachweisbare und stringente Qualität sowie gut organisierte Prozesse sind somit zwingend notwendig. Gleichzeitig ist durch Zertifizierungsverfahren und regulatorische Vorgaben die kennzahlbasierende Überwachung und Kontrolle relevanter Prozesse teilweise unumgänglich. Wir unterstützen Sie dabei, diese Kennzahlen zu definieren, zusammenzufassen und zeitnah an die jeweilige Zielgruppe zu berichten.
Transparenz schaffen
Häufig verfügen Entscheidungsträger nicht über aktuelle, ausreichende oder zielgruppenspezifische Informationen. In vielen Kliniken erfolgt eine Berichterstattung nahezu ausschließlich mit Fokus auf wirtschaftlichen Daten und Leistungszahlen. Außerdem werden oftmals verschiedene Informationssubsysteme mit inhaltlich selektivem Fokus eingesetzt. So sammelt z. B. das Controlling wirtschaftliche Kennzahlen und bereitet diese in bestimmten Abständen auf, während die Hygieneabteilung hierzu eigene Auswertungen anfertigt. Wichtige Informationen gelangen – wenn überhaupt – nur gestückelt und zeitversetzt an die jeweiligen Zielgruppen. Teilweise werden relevante Kennzahlen erst gar nicht erfasst.
Die Zusammenführung mehrerer Dimensionen in einem übergeordneten Kennzahlensystem bietet hingegen den Vorteil, die aktuelle Situation transparent und ganzheitlich abzubilden. Die Darstellung richtet sich dabei nach der jeweiligen Zielgruppe wie Klinikleitungen oder Chefärzte und bildet unmittelbar beeinflussbare Steuerungsgrößen ab.
Mehrdimensionaler Ansatz
Für die Business Intelligence im Gesundheitswesen haben wir vier übergeordnete Kennzahldimensionen definiert: Personal und Leistungsbezug (Input) sowie Leistungserbringung, Qualität und Prozesse (Outcome, Output). Zu jeder Dimension wird auf Basis erprobter Vorschläge ein individuelles Kennzahlen-Set definiert, das Aufschluss über den aktuellen Status gibt. Die Auswahl der Dimensionen erfolgt bewusst in einer von üblichen Reports abweichenden Darstellungsweise, die berufsgruppenübergreifend und allgemeinverständlich ist.
Kennzahlen richtig interpretieren
Ein wesentlicher Aspekt bei der richtigen Interpretation der Kennzahlen ist die Definition von Ziel- oder Vergleichswerten. Hier können wir Ihnen auf Grundlage unserer Erfahrung adäquate Vergleichswerte liefern. Darüber hinaus sind zu einzelnen Bereichen gesetzliche Auflagen oder durch Zertifizierungsgesellschaften vorgegebene Werte bereits definiert. Schließlich unterstützt der Zeitverlauf ebenfalls die Interpretation. Gemeinsam definieren wir für jede Kennzahl Korridorgrenzen und unterstützen Sie bei der Deutung.
Auf wesentliche, greifbare Kennzahlen fokussieren
Ansprechend aufbereitete und inhaltlich zutreffende Informationen sind nur bedingt nützlich, wenn sie nicht auf die Zielgruppe zugeschnitten sind. Neben einer ausgewogenen Menge und einer geeigneten Visualisierung müssen die Daten vor allem zur Steuerung befähigen. Die Führungskraft soll möglichst unmittelbar auf Abweichungen reagieren können und Ansatzpunkte für Veränderungen und ein „Gegensteuern“ erhalten. Dazu müssen möglichst konkrete Kennzahlen bereitgestellt werden, die nicht bloß informieren, sondern vor allem beeinflussbar sind.
Informationen zeitnah und plattformunabhängig erhalten
Das Reporting-System ermöglicht nicht nur ein umfangreiches und zielgruppenspezifisches Reporting, sondern stellt auch die Aktualität sicher. Zum einen erhält jede Zielgruppe in regelmäßigen Abständen eine Übersicht mit den für sie relevanten Kennzahlen. Zum anderen kann sie - gegebenenfalls tagesaktuell - auf spezifische Größen zugreifen. Die Darstellung richtet sich hier nach den persönlichen Vorlieben des Nutzers – sei es auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones, interaktiv auf dem Desktop-PC oder als Dokument im Posteingang.
Unterschiedliche Datenquellen zusammenführen
Die Architektur des Systems ermöglicht den Zugang zu diversen Datenquellen. So können beispielsweise ERP-Systeme wie SAP, Krankenhaus-Informationssysteme, Datenbanken wie SQL und MySQL, Data-Warehouses und -Cubes, Web Services, aber auch lokale Daten wie Excel-Dateien oder Textdateien implementiert werden.
Einführungsstrategie – Fünf Phasen führen zum Erfolg
Für die Einführung des Reporting-Systems hat sich ein Konzept bewährt, das sich aus fünf aufeinander abgestimmten Phasen zusammensetzt:
Ihr Nutzen im Überblick:
- Sie erhalten ein vorgefertigtes Set mit relevanten Kennzahlen, die über Leistungen und Prozesse informieren.
- Das Kennzahlen-Set kann um weitere Größen ergänzt und auf Ihre Organisation zugeschnitten werden.
- Die Kennzahlen werden – sofern möglich – direkt aus dem System generiert. Somit entfallen Doppelarbeiten.
- Sie erhalten ein Kennzahlensystem, das die Verantwortlichen nutzen können.
- Das System ermöglicht ein transparentes, übersichtliches und auf die Zielgruppe zugeschnittenes Reporting.
- Neben dem Reporting verfügen Sie über die Möglichkeiten der integrierten Analyse, um die Ursachen der Kennzahlentwicklung zu erschließen.
Mit dem System können Sie die Kennzahlen zeitnah und stringent überwachen und steuern, gehen Ihrer Aufsichtspflicht nach und erhalten ein repräsentatives Bild über die Abläufe.